[基于胜任力模型的高校行政管理人员体系建构]行政管理体系包括哪些

基于胜任力模型的高校行政管理人员体系建构

一、高校行政管理人员胜任力的特征与组成要素 “胜任力”作为学术概念起源于上个世纪七十年代，最早由哈佛大学教 授麦克利兰（McClellan)在其1973年的著作《测量胜任力而非智力》 (Test-ingforCompetencyRatherThanIntelligence)中正式提出。“胜任力”概念一提出， 就引起了大家的广泛关注。相关研究表明，胜任力是绩效优秀的必要条件和决定 因素。[1]所谓“胜任力”，是指能将某一工作中有卓越成就者与普通者区分开来的 个人的深层次特征，它可以是动机、特质、自我形象、态度或价值观、某领域知 识、认知或行为技能等任何可以被可靠测量或计数的并且能显著区分优秀与一般 绩效的个体特征。这一概念表明，胜任力是区分卓越成就者和普通者的关键因素。

从这一角度来说，胜任力具有独特性；
但如果从卓越成就者这一群体来分析，则 具有较强的共同性，即胜任力在同一工作情景下，具有普遍性。

为全面掌握高校行政管理人员的胜任力特征，笔者组织课题组对广西 某高校2010-2011年度行政管理人员考核为优秀等次的26人进行了统计分析。其 基本情况如下：以性别比例分析，男性有18人，女性有8人，其与该校全部管理 人员中的性别比例大致一致；
以职称结构分析，无职称人员为5人，初级为9人， 中级为8人，副高为3人，正高为1人；
以从事管理工作年限分析，0-5年的2人， 6-10年的1人，11-15年的6人，16-20年的5人，21-25年的6人，26年以上的6人；
以职务级别分析，科员为10人，副科3人，正科4人，副处3人，正处6人。

通过对统计数据进行比较分析，高校行政管理人员年度考核为“优秀” 层次的群体，其最明显的特征就是拥有较长年限的的管理经验。为更加细化高校 管理人员的胜任力特征因素，我们组织专家对上述26名行政管理人员进行分析， 并将结果进行归类，形成一个多层次、多维度的胜任力特征体系。详见表一：
整体而言，该体系可以分为三个模块，即心理特质模块、专业技能模 块和可持续发展模块。心理特质模块主要包括性格特质和职业道德；
专业技能模 块主要包括管理技能、人际技能和工作技能；
可持续发展模块主要集中于创新能 力的培养。具体而言: (一)性格特征。性格特征是胜任力的深层次因素。对于管理人员来说， 尤其是在高校的行政管理人员，面对的是两个非常具有其独特特征的群体，即高 学历的教师群体、具有较高文化和正在心理成型的大学生。这两个群体对于高校 行政管理人员也要相对在交际中具有较高的文化素质和包容心。因此，这就要求 高校行政管理人员必须能够自我控制，正直待人。如通过对上述行政管理人员考 核为优秀等次的26人进行分析，我们发现这些人都是具有较强的自我控制能力， 在遇到矛盾冲突时，能有效地控制自我不使矛盾激化。

(二）职业道德。职业道德就是同高校行政管理人员的职业活动紧密 联系的符合高校行政管理工作所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。

作为一般的高校行政管理人员，由于长期从事同样的重复性工作，工作重压下往 往会产生的身心疲劳与耗竭的状态，如果没有较强的纪律性和奉献精神，没有良 好的职业道德，往往是难以持续地做到为教职员工服务。从上述统计分析我们也 发现了这一特征，即能评为优秀的，全部是在工作中有极强的纪律性，做事不拖 拉、不推诿，责任心强，能在工作时间牺牲自己的私人时间为学校发展服务。

(三）管理技能。管理是科学，但更高层次的管理是艺术，它是长时间实践锻炼的结果。管理技能是高校行政管理人员胜任力特征的中心环节，而具 有比较丰富的管理技能是高校行政管理人员，尤其是作为高校管理层骨干必不可 少的。因此，高校行政管理人员的胜任力必须首先是具备必要的管理经验，并在 此基础上，还要具备优秀的决策能 (四）人际技能。主要包括通过正式的工作联系和参与非正式的社会 活动，与工作中的同事伙伴建立融洽的人际关系，以便能及时有效解决工作的冲 突，及时化解因为理念、价值等方面带来的矛盾，进而营造部门和谐的气氛。在 高校实际的行政管理工作中，管理者往往会遇到教学科研一线的老师对其管理工 作的误解，而这种情况就要求高校行政管理工作人员要有高度的耐心和娴熟的人 际冲突解决技巧，要能够理解个人和小组、与个人和小组共事以及同个人和小组 处理好关系，以便树立团队精神。

(五）工作技能。作为高校行政管理人员，必须要具有岗位所需要的 工作技能，即具备“运用管理者所监督的专业领域过程中的过程、惯例、技术和 工具的能力”。[3]如_些高校管理人员目前还不熟悉电脑操作，这必然会为工作带 来相当的不便。因此，具备从事岗位工作所必须的专业技术知识和办公操作技能 是最基本的要求。

(六）创新能力。“管理的核心就是维持与创新。”作为高校行政管理 人员，创新的核心就是要围绕如何更好的激发科研人员和教学人员的积极性和创 造性做工作，并通过加强制度、环境、技术、组织等方面的创新，提升学校的文 化氛围。特别是一些高校正在高速发展过程中，规模不断扩大，办学质量要求越 来越高，教学服务、学生工作、科学研究等面临的情况日新月异。如果行政管理 人员还抱残守缺，不进行创新，采用保守的管理方式，抵制创新，必然难以胜任 内部和外部环境的要求。

二、高校行政管理人员胜任力的模型分析麦克利兰（McClelland，1973)提出了一个著名的“冰山模型”，就是将 人员个体素质的不同表现形式划分为“冰山以上部分”和“冰山以下部分 斯宾塞(Spencer,1993)等人将原来冰山之上和冰山之下进一步分成了表层、 里层和最里层的“洋葱模型”;麦朗柏（Mirable,1997)提出了KSA0S理论,他认为胜 任力可以区分为高绩效和一般绩效的知识(Knowledge)、技能(Skill)、能力(Ability) 和其他性格特征(OtherCharacteristics)。

我们认为，高校行政管理人员胜任力是指卓越的高校行政管理人员在 高校行政管理的过程中表现出来的深层次特征。它包括管理技能、人际技能、工 作技能、性格特征、职业道德和创新能力六个维度，是高校行政管理人员个体特 征、行为特征和工作情景的有机统一。根据高校行政管理人员胜任力的特征，我 们可以有针对性地构建具有高校行政管理人员特征的胜任力管理模型（如图一）。

本胜任力模型如果在六个胜任力因素中进行比较的话，其中个性特征和职业道德 处于高校行政管理人员胜任力模型的最里层，这两者是必不可少的因素。本胜任 力模型借鉴了中国太极图的形式，喻意两者是可以互相转化、互相促进的，且这 两者才是决定高校行政管理人员最关键的核心因素。而管理技能、人际技能、工 作技能和创新能力处于外层，这是出于两个考虑：_是从实际调查情况来看，这 些因素在高校行政管理人员的重要性要弱于对职业道德和个性特征的要求；
二是 这些胜任力因素是可以凭借后天积累获得的。

三、构建基于胜任力模型的高校行政管理人员人力资源管理体系 胜任力模型是指担任某一特定的任务角色或达成某一绩效目标所需 要具备的一系列胜任特征素质的组合。胜任力模型构建的基本原理是辨别绩效优 秀者与绩效一般者在角色认知、情感气质、知识水平、行为方式、技能素质、心 理动机等方面的差异；
通过收集和分析胜任特征数据，并对数据进行科学的分析， 从而建立某岗位工作(角色)的胜任力模型构架，开发出相应可操作性的人才管理 体系，以用于高校行政管理人员的规划、招聘、培训、薪酬及绩效考核中。因此， 基于胜任力模型的高校行政管理人员人力资源管理体系的主要内容包括：(一)高校行政管理人员的规划要实现对高校行政管理人员的有效管 理，首先必须做好人力资源规划。但从胜任力模型中可以知道，位于最外围部分 的管理技能、人际技能、工作技能相对易于改进和发展；
而对于里层的职业道德、 性格特征的个人社会角色、人格特质则相对难以改进和发展，培训需要的时间和 花费都非常之大。这就要进行权衡分析。当需要的胜任力培训的项目所花费的成 本超过选拔招聘的成本时，则应将该行政管理教师进行转岗或分流，然后再进行 招聘。同时，要对整个高校行政管理人员的人力资源管理进行供求预测、制定系 统的政策和措施，通过做好分析高校内部的供给和需求，预测高校行政管理人员 需求的数量及其结构，并安排必要的招聘、培训、轮岗等活动。

(二）高校行政管理人员的招聘“胜任力模型有助于确保所有的面试官 把注意力放在获得成功所需要的而且与工作相关的那些关键因素上，并且当讨论 一个候选人的资格时，是把候选人所具备的能力同工作要求的能力进行一一比 较。”[4]高校行政管理人员，按照职位的高低，可以分为三个层次，即操作层、 管理层和决策层。一般来说，操作层的管理人员比较容易通过招聘来实现。根据 高校行政管理人员胜任力模型，在招聘中，要注重结合高校战略，从“高校战略 一行政管理人员胜任力一教学与科研产出”的一致性的角度来进行招聘，但现行 的招聘模式在选择行政管理人员时，更加注重其外在表现，而对于其潜在的职业 道德、性格特征、创新能力则反而难以客观准确地测试，因此可以引入心理测试 等手段，加强技术技能的考核，如诚实测试、知识测试等。在运用胜任力模型时， 要注意到考评要素围绕在性格特征、人际技能等六个评价要素上，并根据岗位不 同，有所侧重。对于高校行政管理人员的面试，由于要考核其整体的素质，因此 比较适合非结构化的面试，通过其开放式回答，评估应聘者的专业背景、创新意 识等。面试后，还要根据胜任力模型，决定是否符合岗位要求，并针对其胜任力 的短板，聘用后进行后续培训开发。

(三）高校行政管理人员的培训 培训与开发的目的是弥补高校行政管理人员的能力不足，从而达到岗 位的要求。而基于教师岗位胜任力模型培训，是对高校行政管理人员进行其所需的关键胜任要素的培养，其培训的重点内容是高绩效者比普通绩效者表现突出的 特征，培训的目的是增强教师取得高绩效的能力、适应未来环境的能力和胜任力 发展潜能。根据胜任力模型，包括两个方面的培训:在胜任力内核方面，可以进 一步加大教育法律法规、教师职业道德的宣传和贯彻力度，用法律法规规范教师 的职业道德，引导广大教职工做到以科学的理论为依据进行理性思考、以科学方 法做指导进行具体实施、以实践成果为基础进行理论升华，推进师德与生德的紧 密结合，发挥师德对生德的示范引领作用，实现生德与师德的有效互动及德育资 源的整合利用；
在外层的管理经验方面，可以通过“传帮带”形式进行，提高新进 行政管理人员对岗位所需要的办公技能的熟悉和掌握。为了达到更有针对性的培 训，可以根据胜任力模型和高校发展战略，对比分析现在高校行政管理人员的胜 任力及其结构，并构建“管理技能”、“职业道德”等六个模块培训课程体系。制定 具体计划，并在培训中注意收集培训部门和行政工作人员的反馈意见，分析当前 胜任力状况，为以后持续改进打好基础。

(四）高校行政管理人员的绩效管理 行政管理人员的绩效管理是高校管理中的一个薄弱环节，我们需要一 种更为科学、完善的绩效考评体系对高校行政管理人员的绩效作出较为准确、公 正的评价。[5]首先，对于考核制度本身应从以下几个方面来完善：1.要实行高校 行政管理人员考核责任制。明确高校行政管理人员考核的各个环节中考核主体应 负的责任，特别是考核结果失真失实应承担的责任和方式，进而保证考核过程和 考核结果客观、公平、公正。2.制订具体化、数量化的高校行政管理人员考绩标 准。高校行政管理人员的工作虽然不像教学、科研工作一样可以高度量化，但如 果没有一定的可以量化和较为细化的考绩标准，不仅有可能影响到考核内容的公 正性，还有可能造成新的“大锅钣”现象，从而导致部分人员不思进取，推脱必要 的工作责任和任务。3.实施持续改进。持续改进是-个提升高校行政管理人员胜任 力的循环活动。绩效管理的目的更重要的是通过建立信息积累机制，通过不断的 督促高校行政管理人员，鼓励其制定改进目标和寻求改进机会。但在实施考核中， 要根据岗位、级别不同进行，不同的评价要素和胜任力在绩效评价中所占的比重 应不同。一般来讲，人际技能、性格特征、职业道德对操作层、管理层、决策层 的要求是-样的，区别在于操作层更偏向于工作技能、管理层更偏向于管理技能、 决策层更偏向于创新能力。(五)高校行政管理人员的薪酬胜任力 本身就是能将绩效优异者与绩效平平者区分开来的个体潜在特征，故基于 胜任力模型的薪酬管理，应当使高校行政管理人员在胜任力、管理、绩效、薪酬 方面关联得更加紧密。但目前的高校行政管理人员，考评工作的最大问题是激励 功能的失效，一般年度考核作为绩效考评，往往走形式化，未能发挥其应有的激 励人才的积极性和主观能动性的作用。因此，必须设置基于胜任力模型的绩效与 薪酬管理，体现出“优劳优酬”、“优绩优酬”，让真正优秀与卓越的高校行政管理 人员脱颖而出。具体来说，可以构建固定薪酬、浮动薪酬和贡献奖励的薪酬体系。

固定薪酬体现岗位价值；
而浮动薪酬体现岗位对高校行政管理人员的胜任力要求， 可以根据其绩效考核结果来定。当高校行政管理人员胜任力达到上-级标准时， 其浮动薪酬可以往上一级执行；
而贡献奖励就专门用于鼓励胜任力突出的高校行 政管理人员。

总之，提升高校行政管理人员的胜任力，对于提高高校管理具有非常 明显的帮助作用，其目的在于促进高校行政管理人员在持续的学习中不断“改善 心智模式”，不断“自我超越”，激发内在的需要动机，从而不断提高自身的胜任 等级。[6]因此，从提高高校行政管理人员胜任力的角度构建具有较强针对性的 的人力资源管理体系，并运用在高校行政管理人员的招聘培训、绩效管理、薪酬 激励等方面，可以大大提高高校行政管理科学化水平，进而促进高校的内涵式发 展。

[作者简介]容泽文，钦州学院人事处副处长，广西钦州535000