[信息科技在人事管理部门的应用]

信息时代对人们的日常生活和企业运作的影响之大，可与18世纪工业革命相媲美。当我们提及信息科技在人事管理中的应用时，会自然联想到人力资源管理信息系统（HRIS）。它应包括信息处理、专家系统和决策支持系统的功能，其中信息处理为最低要求，而决策支持系统则处理最复杂的决策问题，并要求使用者具有相当的水平。

——信息处理系统使人事部门的员工从重复繁琐、机械单调的日常事务中解放出来，它最适用于帮助人事管理人员从大量的信息数据中找出所要求的答案。这类工作在以前要耗费几天的时间，现在只要坐在终端前，通过键盘告诉系统你的要求，半分钟左右便可得到答案。由于所有的信息数据全部存储在电脑的磁盘中，文件柜、文件夹及各种规格的纸张文件的存储、整理和装订工作便可以全部省掉，降低了行政开销。员工的信息数据库可以改进人事部门的工作，使处理数据及提交的报告快而准确。

电子邮件和文字处理等软件也使人事部门在日常处理事务上的效率提高了。信息处理是信息科技在人力资源管理中的最基本的应用，它解放了人事部门的生产力，使他们得以从事具有更高附加值的工作，而且减少了开支，用少数的人员得到较以前更高的产出。

——专家系统（ExpertSystem）是用来回答问题的应用软件包，它使得应用该软件包的用户觉得如同有很多专家坐在面前回答自己提出的问题。当然很多问题不只一个答案，专家系统会根据以往的经验数据和专业知识给你提供几个可行的方案。

这类系统目前在员工训练和自修方面得到广泛的应用。它提供了一个互动式的学习环境，可根据每个人的不同需求制定训练内容。对于某些问题，受训者可反复提问而不会感到“脸红”，“老师”也不会因为学生问了某些傻乎乎的问题而不耐烦。这类专家系统使得培训变得灵活，可以不受时间和空间的限制。若把该系统用于回答电话咨询，可省去人事管理人员在回答员工常见问题方面所耗费的大量时间和精力。

专家系统可以帮助人们做出最优选择和决定，如在招募中的应用，系统根据求职者的经验、技能、教育水平、兴趣、年龄等数据和空缺职位的需求做比较，然后列出那些资格与公司的需求最接近的应征者作为进一步面谈的对象。这使得录取的决定更加科学化，因为它排除了人为干扰因素的影响，而且它代表着“专家”的意见和支持。如果需要，它还可以显示出作出决定的具体理由，即它是基于哪些数据做出决定的。

人事部门可利用专家系统将某些传统的人事部门的责任授权给其他职能部门，同时也增加了工作考核的透明度。其他部门也可以了解人事系统是如何运作的，他们也更愿意提出改进工作的建议以得到“顾客”更高的满意度。这些建议反过来回馈给专家系统，使系统工作做得更好。

——决策支持系统（DecisionSuortSystem，也称D）可帮助人们对那些规律经常改变或没有什么规律可寻、并且不知道什么才是正确结果的项目做出决策时起辅助和支持的作用。使用适当的话，它可以提高决策的准确性。例如，为了保持销售的最佳状态，行销队伍和培训工作应维持在怎样的水准才算合适，这是现代人事部门经理们所面对的具有挑战性的问题之一。决策支持系统可以帮助用户将各种信息数据集中起来进行分析，并可按要求形成各式图形和报表。上文提到，决策支持系统是信息科技在人事部门管理中最高水平的应用。为了更有效地使用这个系统，掌握必要的技能是重要的前提。

人事部门为实现有创意的目标，就要吸收那些有创意性并具有信息科技知识的人才，并给予他们研究的时间和在鼓励他们承担风险方面提供有力的支持，让他们尝试，要看得起勇于面对失败的“将军”，让他们保持锐气，因为他们的创新精神和分析能力是有效使用决策系统的关键。

借助决策支持系统可以提高组织发现和解决问题的能力，缩短决策的时间，并提高可靠性。它甚至可协助经理人员制定企业的远景意图。反过来它对使用者又提出了特别的要求，它需要使用者具备信息科技的知识，具有很强的分析能力和钻研精神。一旦使用者具备这些条件，能够正确地应用决策支持系统，它给企业带来的利益是无法估量的。