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基于成本管理的高校数字化档案管理项目研究:什么是档案数字化

来源:电力演讲稿 时间:2019-10-17 08:04:13 点击:

基于成本管理的高校数字化档案管理项目研究

基于成本管理的高校数字化档案管理项目研究 摘要:针对高校数字化档案管理项目建设的要求,要从成本管理的角 度对项目成本进行控制。通过对成本管理的定义和基本的方法进行阐述,结合某 高校数字化档案建设项目,对其成本进行预算;
针对成本预算表,就影响成本预 算的因素进行分析和阐述;
提出数字化档案项目建设成本控制的对策,从而为高 校数字化档案管理建设提供参考。

关键词:成本管理;
WBS方法;
檔案管理 中图分类号:F47文献标志码:A文章编号:1673-291X(2017) 29-0177-02 当前,我国已进入信息化时代,学籍档案涉及范围也越来越广泛,如 出国、就业、教育、评职称等各个方面。因此,加强对学生学籍档案的数字化管 理成为目前信息化背景下思考的重点。但是部分高校依旧使用落后的学籍档案管 理方式,这种方式已经不能适应现如今学校的工作状态。为此,为改善学籍档案 管理方式,结合成本管理理论,提出一种数字化档案管理项目,目的是充分发挥 数字化档案管理的优势,以提高学籍管理工作的效率。

一、成本管理理论 1.定义 对成本管理来讲,就是保证项目在计划范围以内完成。其主要包括确 定所需资源的种类及其具体的需求量、估计成本并具体分配、制定成本的预算表 等。目前,成本管理理论主要包含两个内容,分别是作业成本管理和全面成本管 理。

2.方法——WBS成本管理法 目前,针对项目建设的预算有很多种成本预算的方法。本文选择WBS 工作分解法进行详细介绍。WBS法的应用有一定的前提要求,包括保证需求完 全划分、拟定完整的步骤、绘制WBS表。在满足前提条件后,方可进行成本预 算。WBS法要求先将工作结构合理分解到可以操作的程度,比如具体的某一环 节需要哪些物料等,然后再进行具体到每个WBS要素的成本预算。3.数字化档案管理项目成本预算 采用上述的WBS法进行成本预算,绘制成本预算表。其主要内容包 括项目阶段、时间、成本构成以及成本预算。而结合数字化档案管理项目的实际, 将其成本预算表设计为表1所示。

二、影响学籍档案数字化项目成本控制的因素 1.项目时间因素 学籍档案管理系统项目开展过程中,时间难以控制,时间的延长与过 度减少都会增加项目的成本,因此学校为能尽量保证在合理范围内控制时间,这 就需要了解项目成本与其开展的时间之间的关系,具体关系如下图所示:
由图1可知,T点(合理)所对应的是C点(合理)。通俗来说,当达 到合理时间的最低点,此时成本最低。这个点也就是项目成本管理最合理的点。

同时,观察可得,项目时间T延长时,项目成本也会因为人工费等各种费用的增 加而增加;
相反,项目时间压缩,导致工期紧张而不得不抢工,必然会产生更多 不必要的抢工费等其他费用,这样当然会导致成本的增加。因此,应合理控制时 间,这样才可以保证项目成本最低。

2.项目质量因素 学籍档案管理系统的时间因素会或多或少影响项目成本,但质量因素 才是真正直接影响项目成本的因素。如果一味追求过高的质量,成本投入必然会 增加;
相反,如果质量不合格,无法达到要求,就需重新返工或者其他弥补的措 施,这样也会导致成本增加。因此,质量过高或过低都会增加项目成本。具体情 况见图2。

图2中通过鉴定成本、预防成本以及故障成本来综合反映成本与质量 的变化。鉴定成本是指验收项目质量的费用,预防成本是指前期为了预防发生项 目不合格或故障的情况产生的费用,而故障成本则是为解决项目不合格的费用, 比如因项目质量不合格而导致返工的返工费,维修项目的维护费等等。从图2发 现,当项目质量差或不合格时,即项目质量处于改进区时,为使项目质量合格, 达到适应区或至善区,往往会选择对项目进行维护甚至是返工,这样故障成本就 会大大增加,综合的成本也会增加;
然而,如果一味过度追求项目质量,想达到 至善区,在项目技术设计上就会投入更多的人力物力,也就是前期的预防成本会大幅度提高,这样也会导致项目综合成本的增加。因此,其实只需将项目质量控 制在适应区即可,不必追求过高的质量要求,也不可降低质量,这样就可避免不 必要的鉴定成本、预防成本或故障成本增加,从而更好地达到控制成本的效果。

3.项目技术方案因素 除了上述介绍的时间因素和质量因素,技术方案因素在控制成本时也 是至关重要的。项目的技术方案不同,会导致项目质量不同,也会影响项目实施 时间及进展。确定合适的技术方案,可以控制时间在合理范围内,同时保证项目 质量达到适应区,以保证不会增加不必要的成本。若项目技术方案选择不当,则 会产生各种问题,如时间增加或质量问题,这样都会导致项目成本的增加。需要 注意的是,项目技术方案可以根据实际情况进行改变,以追求最好实施效果。

三、学籍档案数字化管理项目成本控制措施 在学籍档案管理系统中,结合高校实际情况,具体使用以下措施来保 证成本的合理控制。

1.从技术方面采取措施 采取技术措施就是通过调动技术人员积极性,选择合理先进的技术方 案、技术方式等达到节约成本的目的。首先,在对技术人员的管理上,要使用合 适的管理制度及方式,充分发挥技术人员的主观能动性,以求达到更高的工作效 率。其次,选择技术方案时,在满足质量要求的前提下,将时间控制在合理范围 内,尽可能选择经济合理的技术方案,从而进一步降低成本;
与此同时,因为在 项目的具体实施中,物料费会占有很大比例,从这个角度来分析,可以广泛使用 节能高效减耗的新技术方式,这样不仅可以提高效率,还可以有效控制成本。最 后,为了降低故障成本、预防成本等,应在项目质量上严格把关,从而节约成本。

2.从经济措施上控制成本 采用经济措施包括人工费控制和物料成本控制两方面。首先分析人工 费。应严格控制人工成本,因为人工费在项目成本中占很大的比重。其次,需要 控制项目分包单价,参照地区的市场价格,进行分析来制定单价。再来谈物料成 本的控制。对物料的控制主要分为两个方面,一是用量,二是价格。在物料的用 量上,使用先进改良技术,杜绝浪费,坚持贯彻节约物料的技术手段;
在采集购 置、运输等过程中减少物料损耗;
在满足项目质量要求的前提下,使用创新型环保材料,从而降低成本。在价格的控制上,在采购过程中充分调查物料市场,在 不影响质量的情况下选择合理价格的物料。可以将物料进行分类,在主要物料的 采购上可适当性地减少;
同时在采购物料时需充分考虑运输费用,综合选择最经 济合理的方式购买,从而降低运输成本,有效控制物料成本,对整个项目的成本 和经济效益产生直接性的积极的作用。

3.完善项目成本管理体系 要建立完整规范的项目成本管理体系,分级管理,不同级别负责不同 职责。具体实施应根据实际情况,划分所有的部门及其成员的工作职责,使其清 楚自己的工作任务及权利。这样可以更好地管理部门成员,调动其工作积极性, 从而提高工作效率,降低人工成本。同时,也要设立合理的奖惩制度,以促进员 工更好完成工作。

结语 总之,对于高校数字化档案管理项目的开发中,要充分把握时间、质 量等这些对成本管理有直接影响的要素,并从技术方案、经济措施和质量体系等 角度,才能更好完善档案管理系统的开发,减少开发的成本。

作者:王炜

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