【各单店及区域企划部工作规范2】

15、美编在制定DM时，AE应在DM定稿之前至少3天将特价信息及厂商广告交由美工。

　　16、DM中牵涉到厂商广告内容需在印刷前由厂商签字确认。

　　17、企划部员工在有加班需求时，应事先知会企划部主任，并到人事部办理各相关事宜，如遇调休或请假必须在前一天将手中待完成的工作及各交接事项以书面形式交由其职务代理人，AE在假期间必须手机保持开机状态，以方便进行工作联系。

　　18、各店企划部每周四将本周最新活动、每周二将上周卖场活动情况由部门以MAIL形式统发给当地客户；每月月底将下月DM派发时间、形式、参与广告形式统发给当地客户；每月月底将下月需商家参与活动的招商通知统发给当地客户。

　　19、DM派发必须在每月30前将下月派发计划制定，原则根据活动内容、DM形式拟订派发方式、时间、具体地点、派发量、费用等，需经企划部主任签字确认后方可执行；

　　20、单店文案需在每月25日将下月公关计划（内容包括主题、媒体选择、发布时间、字数、费用等）完成，交由单店主任、店长、区域企划部确认后方可执行。执行时需严格按照时间表，如由变动需提出申请。

　　21、各单店每月必须作1次竞争对手调查（内容包括电脑商城名称、时间、卖场活动、人潮量、厂商活动等），每一次调查选择一个双休日和一个非双休日，每月30日前将下月计划完成，交由企划部主任签字确认后方可执行。

　　22、各单店AE每月27日以前必须作一次场内经销商调查（内容包括本月出货量、销售额、其他卖场店铺销量情况、卖场活动的效果情况及建议等），汇总至单店文案，30前提交调查报告给企划部主任、店长、区域企划部。

　　23、单店每一个活动的项目负责人必须充分利用单店资源（如网上、广播、海报、舞台背板、地贴等），填写活动宣传申请表，交由主任签字确认方可执行。

　　24、区域美编在进行美术设计时，必须严格按照公司CI手册。所有广告设计必须区域企划部经理签字确认后方可出单。美术设计时必须注意以下几点：

　　详情见商场海报

　　数量有限，送完为止，每人限购一台

　　卖场自办活动必须注明：“此活动会员专属，非会员者可现场申请”

　　产品LOGO要符合其他公司的要求

　　特价信息及厂商广告必须由商家签字确认

　　卖场地址与电话的准确

25、各单店企划部必须建立下列数据库（电子文档），保留在各单店主任处，同时及时更新,未经企划部主任授权不得擅自查阅;

　　厂商、经销商、代理商数据库（需有负责人电话姓名、电话、E-MAIL地址、公司经营项目、公司地址）

　　记者名单（媒体名称、电话、E-MAIL地址、职称、地址）

　　大学名单（学校名称、地址、人数）

　　社区名单（居民数、地址）

　　电脑卖场名单（卖场名称、电话、地址、柜位数、租金、出租率）

　　合作商名单（广告发布、印刷、制作、礼品商的公司名称、地址、合作项目及具体价格、电话、联系人）

　　区域企划部应有上述材料的电子文档。

　　26.各单店企划部必须对下列档案严格分类管理:

　　合同(企划部保管合同复印件,原件保存在财务部):

　　厂商活动合同:

　　根据活动时间排序,档案册首页附清单,清单内容包括:合同编号,活动时间,活动名称,厂商名称,活动位置,活动金额,收款情况,备注;

厂商广告合同(如有发布合同及委托制作\安装合同须将复印件附在相应合同后):根据合同签定时间排序,档案册首页附清单,清单内容包括:合同编号,广告签定时间,广告发布时间段,厂商名称,广告位置,合同金额,发布费用及委托公司,代理安装制作费用及委托公司,收款具体方式及时间,收款实际情况,备注;每月25将下月应收帐款上报企划部主任\店长\区域企划部经理

　　印刷合同:

　　所有外包印刷品必须有签定合同,档案册首页附清单,清单内容包括:合同编号,印刷物,印刷量,委托公司签定交货日期,实际交货日期,单价及总价,付款情况,备注;每月25日前企划部主任检查是否已将单据上报财务部;

　　广告投放合同:

　　所有广告发布必须有签定合同,档案册首页附清单,清单内容包括:合同编号,发布媒体及形式,委托公司,发布时间及实际情况,刊列价及成交价,付款情况,备注;每月25日前企划部主任检查是否已将单据上报财务部;

　　布置物制作合同:

　　所有有关卖场布置的制作物外包制作必须有签定合同,档案册首页附清单,内容包括:合同编号,制作物名称,委托公司,使用时间,金额,付款情况,备注;每月25日前

　　礼品及制作物采购合同:

　　所有礼品及制作物采购必须有签定合同,档案册首页附清单,内容包括:合同编号,礼品名称,委托公司,合同签定到货时间及实际到货时间,单价及总价,验收情况(应附ISO相关验收单),付款情况,备注;每月25日前企划部主任检查是否已将单据上报财务部;

　　上述合同的管理在网上数据库完成后可直接登记在数据库中；