工程建设项目档案管理 [论建设项目档案管理与项目管理的同步实施]

论建设项目档案管理与项目管理的同步实施

1项目档案管理的重要性 近年来，随着企业项目投资的数量和规模不断增加，企业将项目档案 管理工作和项目管理工作进行了结合，并取得了一定的成效，因此企业的管理人 员和项目的建设人员要提高对项目档案管理工作的重视程度，将项目档案的管理 工作与项目验收工作一视同仁。项目档案管理工作影响着项目后期的竣工、验收、 维护工作的进行效果，项目档案管理保管工作要比项目存在的时间长，因此，项 目档案管理工作在整个项目工程中发挥的作用也日益明显，体现的信息量较多， 是项目建设中较为重要的一项工作。

2项目档案管理与项目管理同步实施的意义 建设项目本身就是一项复杂且庞大的工程，涉及到的专业知识领域较 多，一项合格的建设项目可以使用很长时间，但如果在项目运行过程中，相关的 项目档案出现了破损和遗失，会对项目的管理工作带来极大的不利，为项目管理 工作增加麻烦。建设项目不仅包含项目工程的施工，还包含项目工程的管理、使 用后的维护、问题工程的维修、项目的扩建等，因此项目管理工作涉及到很多方 面。每一项建设项目在建设前都要进行立项，在建设的过程中需要对其中的施工 顺序、施工技术、施工方式进行记录，形成项目的数据和信息，这些信息和数据 都被记录在档案中，因此项目档案中记载着项目工程施工的真实信息和数据。由 此可见，实现档案管理与项目管理同步实施，让管理人员在项目工程使用出现问 题时，能及时查找出当时的建设信息，并根据这些信息和数据来解决其中的问题 [1]。

上述的分析证明了项目管理工作和项目档案管理工作之间是相互影 和相互协调的关系，不是孤立分离的，因此加强两者之间的联系，做好项目档案 管理工作，是保证项目管理工作高效率进行的基础。3实现档案管理与项目管理同步实施的方式 3.1建设项目领导人员要重视档案管理工作 领导要在建设项目中发挥带头作用，提高对项目档案管理工作的重视 程度。建设项目的负责人一向对项目管理工作比较重视，在明确了项目管理工作 和项目档案管理工作之间的相互关系之后，提高对项目档案管理工作的重视程度， 才能实现项目管理和项目档案管理的同步实施。项目的领导人员还要建立专门的 项目档案管理体系，此举是为了适应项目档案涉及面广、内容丰富、信息全面的 特点，再加上建设项目涉及到的部门较多，单凭借档案管理部门的力量不能做好 复杂的档案管理工作，因此实现项目档案管理的标准化和信息化，需要建立完善 的档案管理体系。另外，要做好项目档案管理工作，需要保证档案管理工作进行 时有一定的制度可以遵循，有一定的章法可以约束，同时要明确的将项目档案管 理工作分配给项目管理部门，这样能够更好的实现建设项目档案管理与项目管理 的同步实施[2]。

3.2完善项目管理的制度 传统的项目管理体系中的管理制度一般都是针对项目施工人员制定 的，很少有专门针对项目档案管理人员制定的，这也是项目档案管理工作得不到 重视的一项原因，项目档案验收的工作经常由项目管理人员代替，为此项目管理 者应当将项目档案管理的规定写入到项目管理的规定中，为项目档案管理工作提 供制度支持。在项目档案管理和项目管理规定中要对相关工作人员的岗位职责与 权利义务进行明确规定，工作人员明确各自的工作内容和职责范围，各司其职， 即使出现问题，也能第一时间找到相关责任的负责人，解决问题。项目管理制度 要对项目档案的收集、项目档案信息的传达、项目档案的归档等工作作出明确的 规定。

另外，项目档案管理部门应当加强项目管理制度的信息化建设，在项 目档案管理和项目管理中应用现代化信息技术，提高项目档案管理工作的信息化 程度。即使出现档案管理人员调动，新的档案管理人员也能在项目建设的内部系 统上找到详细的建设信息和动态发展，避免出现因档案人员调动导致的档案遗失 或不全面的现象。与此同时，在项目管理部门召开会议时，项目档案的管理人员 也要参加，确保项目档案管理人员了解项目的进度，随时收集资料，达到建设项 目档案管理与项目管理的同步实施。3.3要抓住档案管理工作和项目管理工作中的重点 档案管理工作和项目管理工作中的重点在项目工程的施工和监管上， 因此管理部门要统一管理思想，围绕两项重点环节展开档案归档和管理工作。项 目档案中主要记录的是项目工程的施工环节，做好对施工环节的档案管理工作也 就做好了主要的项目档案管理工作，也就做好了主要的项目管理工作。项目管理 中涉及到的部门较多，因此建设项目领导者或管理者要在项目立项前召开会议， 参加会议的部门包括项目施工部门、项目监管部门、项目验收部门、项目管理部 门，对项目工程中可能出现的问题进行集体探讨，并制定相应的解决方式，明确 各部门的职责，为项目管理和项目档案管理工作的进行打下坚实的基础[3]。

抓住档案管理工作和项目管理工作重点的具体方式如下：第一，制定 各项档案和资料归类的范围，这样施工部门和监管部门的档案收集人员能够知道 哪些档案是需要进行收集和上报的，档案管理部门能够对施工工程和监管工程中 的重要文件进行收集，并将其及时的转换成网络上的数据和信息，以方便查找。

第二，管理部门对施工过程的图纸变化要及时的记录，并编制汇总表，这样能够 保障档案记录与工程施工同步。第三，要明确档案归档的程序，进而提高档案管 理和项目管理的质量。

4总结 综上所述，建设项目档案管理工作是一项较为繁琐的工作，并且与项 目管理工作息息相关，因此在建设项目档案管理与项目管理的同步实施的过程中， 两个部门的工作人员要结合项目的实际需求，运用合理的建设方式，提高两项工 作的结合程度和效率，进而实现档案管理工作与项目管理工作的同步实施。