档案管理措施 [加强企业档案管理水平的对策与措施]

加强企业档案管理水平的对策与措施

一、现代信息技术对企业档案管理的影响 (一)现代信息技术使传统企业档案管理思想遭到冲击同时，带来巨大的革 新动力。顾名思义，信息化即指依托于成熟先进的信息科技，使生产力与生产关 系发生变动与调整的力量，所以，科技就是生产力便指此意。信息化的普及与利 用，不仅改变了传统思维的局限性，让生产者获取更大的主动权，从而更好地提 高工作效率，同时，也使生产工作在一定条件下变得更加科学规范和简捷快速。

所以，在企业档案管理信息化建设的过程中，在现代信息技术的指引下，加强和 改进企业档案管理水平，必须要把理清现代信息技术对企业档案管理水平的异同 放在首在位置进行研究，把逐步调整不适应现代信息技术条件下的落后、陈旧思 想观念的根除放在首要位置，必须要坚持开拓与创新的原则，并放在首要位置进 行安排落实，只有不断的变革与革新，才能够找到适合现代企业档案管理的手段 和方法，而与此同时，还要从传统企业档案管理的不适应不符合的思维模式中解 脱出来。

(二)现代信息技术使得企业档案管理方式和手段更加有效，为传统企业档 案管理措施带来更新提高的良好机遇。现代信息技术的特点，主要呈现在于其功 能集成的网络化、信息化、智能化和社会化等特征止，这与传统的既耗时又效率 低下的传统手段发生的翻天覆地的变化与改进，正是因为现代信息技术的得天独 厚的优势与特征，才使得现代企业档案管理能够实现简捷、高效、完整和利用充 分的目标。现代信息技术也在很大程度上促使档案的存储载体发生变化，给档案 查找利用带来快捷，以数字信息的形式进行存储也为企业档案管理与知识的共享 提供了便利条件。所以，在现代企业档案管理的过程中，加强计算机和现代档案 管理系统的开发与运用，利用精准的温湿度控制系统和空气干燥系统等，不仅能 够确保纸质档案的管理质量，同时，为档案的查找与利用提供了快捷有效的条件。

(三）法制不健全、标准化程度不高等成为新挑战。传统的文档管理偏重 于纸质文件的管理与防护，关于档案密级、解密管理等标准不缺失等，甚至有的超过50年的档案如何密封、何时使用等情景都没有明确的规定，不仅造成文件管 理的不便，而且对于文档的合理利用也没有规定，以致造成大量价值档案使用利 用价值得不到发挥。

(四)新的形势，新的要求，给企业档案管理人员能力素质造成较大的冲击 和影响，大部分人员存在不适应性的情况。因为传统的纸质文档管理与现代化信 息电子文档管理，不论从管理的理念上，还是管理的手段上，以及管理的具体流 程上等，都有相当大的区别。当前，常出现要么懂技术，不懂档案管理，要么懂 档案管理，却不精通信息技术的尴尬局面，使得在信息化条件做好档案管理工作 存在较大困难。根本不能适应现代信息技术条件下的档案管理工作。

二、加强企业档案管理水平的对策与措施 (一)要逐步优化档案管理的思想，明晰档案管理的思路，用现代信息技术 条件下的新思想来掌握企业档案管理的整体工作，安排企业档案管理的各个步骤， 确保企业档案管理工作在全新的思维模式下开展的有声有色。思想是行动的先导， 没有先进的思想，不可能有先进的行为。所以，在现代企业档案管理过程中，要 牢牢把握住思想的引领作用和潜意默化作用。加强现代企业档案管理工作，首先 要对信息技术条件对企业档案管理工作的影响弄清楚，还要对企业档案管理的实 践意义有明确的认识，从而，要树立企业档案管理的整体地位，要明白企业档案 管理不是档案管理部门和档案管理人员个人的事情，而是整个企业建设发展过程 中的重要组成部分，要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，从而树立起现 代化的观念是档案管理步入规范化、科学化和现代化的第一步。

(二）要不断加强现代信息技术条件下档案管理工作的设备设施建设与完 善工作。改变档案管理一张桌子、一个柜子、一本册子的落后面貌，要结合实际 的配备必要设备，并有序完善现代技术支撑。事业发展，基础先行。现代信息技 术条件下，档案管理的基础工作尤为重要，不仅要保管文件，翻拍复印，还要具 备既符合企业实际，又较为完善的ERP系统，所以，在重视企业档案管理工作的 同时，需要从基础设施的配备和完善着手，落在实处。

(三)探讨并建立科学规范化的管理机制。档案信息化管理是一项长期而复 杂的工程，没有健全的管理机制，不仅不能确保管理的常态化，还会出现反弹等 现象。所以，建立起科学化、规范化、标准化的档案信息化管理制度，用以约束 电子档案使用管理的各个环节，做到细致可查，是确保档案信息化电子管理的根 本途径。一是统一档案管理的标准。长期以来，由于历史的档案管理基础差、案卷质量低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差等弊端， 导致档案管理标准不统一，当前，必须着力解决历史遗留问题，集中人力、物力， 以档案信息化建设为契机，建立起科学的管理标准。二是要明确相关制度，落实 管理使用流程。因为档案信息化建设的科学性和严谨性，必须制定完善的管理制 度，用以约束从接收到封存的所有环节的流程，以便于档案的管理使用。

(四)全面增强档案管理人员的能力素质。要加强对档案管理人员的培训和 学习，不断提高他们适应信息化条件下档案管理需求和技术。一是坚持以“集中 培训，自学结合”的能力培训提高模式，不断健全持续教育机制，确保档案管理 人员能力素质能够根据需要而不断提高。二是加大档案管理部门间以及区域间的 合作联系，整合档案管理有效资源，建立联动合作机制，及时沟通有无，加强业 务交流与合作，将档案资源转化、总结为工作的经验，并有效利用信息化的管理 手段，增加创新思维能力。

三、结束语 现代信息技术的变革日新月异，对企业档案管理工作也带来了巨大的挑战 与机遇，在新的形势下，传统档案管理的思想、措施和手段，已显示出较大的局 限性和制约性。众所周知，档案队伍业务水平不高、设备设施完善不完善等，都 决定着信息化条件下档案管理的质量，所以，在现代信息技术条件下，重视和加 强现代信息技术的应用与变革，才能够确保企业档案管理水平的不断提高，从而 为企业发展历程作最好的见证，发挥更大的作用。

作者：徐方（江苏省泰州市交通运输局）