医院基建档案管理工作之我见|基建档案管理流程

医院基建档案管理工作之我见

摘 要：
医院管理 基建档案 档案不仅是一种信息资源，还是一种看不见的无形 财富。在领导做出重大决策档案提供相应的参考和依据；
也 可以为科研工作给予相应的参考和借鉴；
给单位的利益提供 了很好的参考；
为社会提供优质的全方位服务方面都发挥了 重要作用。医院在档案管理方面的表现可以反映其整个医院 的管理水平，为医院领导的决策提供了很好的依据。

一、基建档案在医院管理中的作用 医院基建档案是医院常规工作中的第一手资料．其本质 上是记载一些在维修过程中的技术状态。记录这个医院的基 本建设来通过文字和图表的形式。档案管理关键是及时的处 理些开工之前的文件整理，包括各种报批文件等，安装过程 中出现的问题。对一些基础建设的隐蔽工程和特殊的标志也 需要进行一定的档 案整理，为医院的基础建设能够更好的 开展做出重要的贡献，提高医院的核心竞争力，为医院更好 的开展文化建设提供相应的条件。

基建档案涉及工程的规划设计、施工、建设单位以及建 设单位的主管机关和其他有关部门，基础建设缺少基建档案，就缺少了基建的所有技术参数，缺少了建设的使用和改造的 依据。它不仅从静态上反映整个建筑物的变化发展，为医院 的规划建设管理工作提供了很好的依据．对整个医院的发展 和经济建设发挥很重要的作用，为地上地下交叉工程设计提 供周围相互关系相互要求的条件；
当然还可以便于历史查找、 经济纠纷以及科学的研究方面提供很好的素材，它不仅对今 天有帮助，更有利于未来的进步．所以越来越受到各级建设 单位和医院管理者的重视。工程建设百年大计，会影响到子 孙后代的，所以加强基建档案管 理的工作有很重要的意义。

二、医院基建档案管理存在的诸多问题 1、医院基建档案管理当前现状 1．1基建档案收集不够齐全 工程前期文件、如项目建 议书、可行性研究报告、环境评价报告、交通评价报告、建 设场地地震评价报告、项目审核、土地批文、征地红线图、 规划许可证、施工许可证等工程合法性、依据性文件缺失或 为复印件；
施工文件中材料合格证、试验报告是复印件；
招 投标文件只有投标书，没有招标评标过程文件的汇总；
主要 设备开箱时由于设备部门没有及时通知档案人员到场，造成 设备开箱资料不齐全；
工程改动缺工程联系单，工程项目缺 监理审核单。

1．2基建档案内容和实际情况偏差很大 基建档案在内容方面需要很真实，价格也需要很准确，在这两方面绝对不能出现重大失误。在工程施工的时候往往 会出现很多不好的现象，例如：随意更改一些条款，双方不 签字也盖公章等等，有的工程图纸的会审意见和变更的意见 的较多，但竣工图上并没有相应的标明，造成竣工图没有准 确性，当然与实际的工程描述不相符。有的图纸质量偏差， 竣工图用旧图代替新图编制，归档的质量没有得到很好的保 证，影响到整个基础建设档案管理工作的开展。

1．3 填写档案管理方面书写不规范或者不完整。

参加建设的单位很多，单位的管理方式也不一样，这些 都会影响到单位的记录，继而影响到整个档案的完整性和真 实性。比如施工单位缺少申报的内容，一些单位的审批意见 缺少等等。还有就是签字方面不规范的情况，已经到了难以 辨认的程度，这些都使得基础建设档案管理的质量受到很大 的影响。严重影响了基础建设档案的发展。

1.4档案收集不及时在成档案缺失 档案在收集过程中出现没有负责人的混乱现象。

2、医院档案问题的问题剖析 主要一方面的首先是领导部门对问题不够重视，对工程 建设方面重视，而档案管理方面的轻视影响到整个档案工作 的开展，；
相关的一些单位没能够及时的指定档案管理方面 的制度，对一些档案方面的东西没能够整理出归档方面的具 体要求，这直接导致了有些项目不符合相关的规定；
当然医院的基建项目错综复杂，每个工作人员对项目的重视程度不 一样，观点也不一样，给档案管理带来了很大的麻烦，严重 影响了档案管理的质量，一些档案管理的文件和事实不符的 现象时有发生。

三、如何来做好医院的基建档案管理 3．1对医院的档案基建要有全面的认识，深刻的理解 做好档案基建工作首先是要求领导能给予这方面一定 的重视，领导重视与否关系到整个档案管理。只有上级领导 给予相关的重视，领导建立相关的档案管理要求。对档案管 理方面的造成很大的影响的要追究当事人的责任，对档案管 理方面的工作加大管理，认真做好相关的监督工作。

每天把档案管理的工作纳入日常管理的工作中，并放入 相关的考核之中。从制度上提高档案管理的重要性，从根本 上解决档案重视问题，做好档案管理方面的工作，为以后的 做出重大决策提供相关的事实依据。

在宣传教育方面也要提高档案人员的档案管理意识，让 他们意识到档案管理的重要性，不可出现一些不必要的失误， 影响到整个档案制度工作的开展。

3．2建立健全制度是建立医院基础建设档案工作的保 障 加大档案制度的建设并加强管理。基建档案的科学管理 直接影响到工程项目的维修、改造、扩建。为此，必须建立 健全档案的收集整理等一系列制度。近几年， 医疗事业为适应经济的快速发展以及加快现代化建设的需要，各综合医 院本着“以人为本”的精神和 “以病人为中心”的服务宗 旨，进行了很多的改革，伴随着扩建改建的工作也慢慢增多。

弱国档案管理者不了解情况出现一些问题，不及时收集整理 文件，造成一些文件的丢失等，给医院的基建工作带来了很 大的困扰。

基建项目从工程建设一开始，就必须根据《中华人民共 和国档案法》，国务院批准的《科技技术档案工作条例》、 《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等，建立科学合理 的一整套基础建设的档案管理办法，这样来更好的规范档案 管理工作的进行。实施细则应明确医院基建档案的范围，所 需归档的基本要求和具体内容，绝不能草草了事。

基建档案的移交与整理，保存与借阅的要求。一切按规 章制度办理，通过规范操作来实现参建单位的规范操作，更 好的控制档案的质量。

3．3档案工作与工程建设同步是档案建设档案管理的基 础 基建部门应把基础档案建设纳入基建规划、计划、管理 制度和工作技术人员职责范围之中，做到三个同步：基建项 目开工与建立基建档案规划同步；
工程建设实施过程与竣工 材料积累、整编、审定工作同步；
工程交工验收与提交一整 套合格的竣工图的验收同步。

做好档案管理的前期工作，保证后期档案的完整性，使其具有真实性。档案的主体是一些施工人员、工程管理人员 等，整个档案工作涉及很多工程方面的工作，他们对工程项 目的情况也非常了解。对于一整套的档案管理系统必须发挥 很多参战人员的档案管理意识，对档案收集要遵循档案形成 的规律，实行统一的管理，并及时的归档和认真整理，确保 整个档案的资料的完整和准确。

“同步管理”要求工程档案工作必须与工程各阶段同步， 从“事前、事中、事后”加以控制，有利于及时发现问题、 解决问题。

3．4建立科学规范的基建档案管理工作流程 基建档案的整理要以时间排序为主线，分项整理，每个 分项再以时间进行排序，以利于查找和回忆，为今后的管理 工作提供方便。

档案一些人员需要严格做好相关的档案审查工作，这个 环节不可疏忽大意。医院的档案的管理人员需要认真的审查 档案资料的完整性，并确保其真实性。对于一些表达不清楚 的档案材料予，还有一些手续不全面的。例如只盖章为填写 意见和观点的等等。待材料的真实性能够得到保证才可以把 档案接收。另一方面需要及时收集和保管相关的资料，以免 收到破坏或者污染等等。对收集过程中借阅时要及时的登记， 并做好备份和保存原件，防止材料的缺失等等。

3．5 提高相应的业务水平并运用相应的专业知识 在基建档案中进入最后的阶段，需要先制定整套的归档范围和整理的标准，然后从整体上去审查归档的是否齐全， 手续是否齐全。各项工作是否完整。当然对于那些没有通过 的归档，需要对其进行限期整改，严格控制整个归档的质量， 把整个档案管理的工作做好。综上所述，档案管理人员还需 要参加一定的培训项目，在档案管理部门进行专业的培训， 更好的提高整个档案的管理水平，把各项档案工作都做好。

姓名：唐建勋出生年月：1971年11月性别：男 籍贯：山东济南 最高学历：大学本科 目前职称：工程师 主要研究方向：基建管理