基层行政机关有哪些 从单位档案管理看基层行政机关档案管理中的得失

从单位档案管理看基层行政机关档案管理中的得失

摘 要：
档案管理;
概况;
成绩;
原因;
问题;
对策 档案管理工作是各级行政机关单位的一项重要工作。随 着经济和社会的发展，基层行政机关档案管理工作也发生了 质的飞越，从纸制档制向电子档案的过渡，由单一保管模式 到如今的多元化保管模式的转变，档案人员素质和专业水平 的整体水平日益提高，都意味着档案管理工作的重要性。笔 者在邹城市人口计生局从事办公室文档工作多年，从本单位 具体档案管理工作谈起，以点带面谈谈基层行政单位档案管 理中存在的得与失。

一、 单位档案室概况 邹城市人口计生局档案室建筑面积50多平方，自建成使 用以来，共整理档案189盒，其中永久盒100盒，长期盒57盒， 短期盒32盒。此外还有基建档案21盒。主要涵盖了计划生育 方面的文书档案、统计档案、政策法规档案、技术服务档案、 信访监察档案、流动人口档案、人事档案、会计档案、基建 档案、图像音频档案等。该档案室曾于2003年3月被山东省 档案局评为省一级档案室；
2007年被山东省档案局评为省特级档案室。

二、档案管理工作成绩取得的原因 （一）领导重视。档案工作开展，领导重视尤为重要。

邹城市人口计生局党委会和局长办公会多次研究档案工作， 及时解决档案工作中存在的问题；
先后投资10万余元配备档 案室基础设施，并就建档、管理、使用等工作提出了具体要 求，使档案工作有了坚强的组织保障。

（二）档案知识的宣传到位。一方面利用机关干部集 中学习时间加强档案法律、法规的宣传教育，增强干部职工 的档案工作意识，奠定档案工作的思想基础；
另一方面，通 过近年来利用档案解决实际问题的典型事例来宣传档案的 作用和价值。

（三）档案人员的网络化。从上，成立了档案工作领 导小组，全面负责档案工作的组织、协调、落实工作。从下 配备了两名政治过硬、文化素质好，业务培训合格的人员担 任档案工作人员，同时，每个科室明确了一名兼职档案员， 形成了级级有人管，层层来落实的档案人员网络化。

（四）重视档案人员培训。组织档案工作人员积极参 加市档案局组织的业务培训，并订阅了《中国档案》、《保 密工作》等档案管理的业务杂志，督促档案人员不断学习档 案工作知识，不断提高业务工作水平。

（五）档案管理人员工作规范化、科学化和制度化。

一是收集整理齐全。以“零失误”为目标，积极做好日常工作中的文件收集和归档工作。建立了统一规范的内部收发文 制度，安排专人负责此项工作，科室兼职档案员具体负责各 自业务档案资料的收集、整理、归档、移交工作，在文件材 料归档整理中，严格按规范进行分类、排列、编号、装订、 上架，做到了排列有序、科学、合理，确保每个部位的工作 资料都能收集全面到位，确保所有有保存价值的文件都能齐 全、完整、准确地纳入规范化的档案管理。目前，共按标准 整理文书档案2460卷、4万多件，各类档案的立卷归档均符 合规范化要求。二是管理规范有序。档案管理人员把所有归 档的档案资料目录全部录入《数字档案管理系统》，实行微 机管理，在查阅资料的过程中，只要知道档案资料的部分名 称或文件号，就能通过微机快速查阅出档案目录号，进而迅 速查找出所需档案资料，极大缩短了查找时间，提高了工作 效率。同时，进一步健全完善了《档案保密制度》、《档案 保管制度》、《档案借阅制度》等一系列档案管理制度，使 档案综合管理有章可循。三是最大限度地发挥档案作用。管 理档案是手段，利用档案是目的。为了充分发挥档案信息资 源的重要作用，该局建立了档案借阅登记和效果反馈登记制 度，随时准备便于档案的查询、使用，为工作提供服务。

三、档案工作存在的问题 （一）档案管理人员的非专业化。档案工作是一项 管理性的工作,档案学的结构是多层次的体系结构,这就要 求档案管理人员要有扎实的专业知识。而单位里从事档案管理的人员都不是档案专业的毕业生，对档案管理的知识都是 在工作后通过业余学习，或在实践中掌握的，对档案知识缺 乏理论性和系统性。同时单位配备的档案管理人员大多不是 专职的档案人员，大多数单位都是在办公室或其他科室选出 一至两名同志负责此项工作，但同时担任着科室里的其他工 作，不能完全把重心放在档案工作中，无法全身心的开展档 案研究,提高自身的科研能力。

（二）档案管理人员的缺乏复合型知识。档案工作是一 项综合性工作。随着社会的发展和电子科技的全面使用，档 案信息的数字化、网络化、管理服务的现代化已成为信息时 代档案事业发展的方向，档案管理人员不仅要熟悉档案业务 工作的各个环节、步骤， 而且还应掌握各门类档案、各种 载体档案的管理方法，掌握计算机相关知识， 能促进档案 管理人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。

（三）各种非传统档案的存档还留有空档。纸制档案属 传统档案，由于时间较长，对纸制档案的收集整理等程序较 为熟悉，也没有什么较高的技术要求，而如今随着电子档案 的产生，电子档案的存档问题也成为我们需要正视和解决的 问题。如何存档，如何利用都成为我们迫在眉睫的任务。

（四）解决的对策 就以上而言，档案管理人员的整体素质已成为制约档案 管理工作发展的一个重要问题，只要解决了人的问题，相应 的问题也就迎刃而解。一要引进一批专业档案人才。

二要培养专业档案人员。在对非专业档案人员的培训上， 要打破原本的形式上的培训，要有计划地，分期、分批地进 行再教育，更新或拓宽业务知识以适应档案的发展。

三要将引进一批计算机专业人才。如今的档案管理已不 再是单纯的纸质档案管理，电子档案的应用要求我们档案管 理人员要有一定的计算机知识，这就要求我们不光在档案上 要选专业人才，在计算机方面我们也应当引进一批专业人才， 在以后的电子档案管理中起到用、帮、带的作用。

四要有创新型档案管理人员。如今社会和经济的飞速发 展，知识的更新也处于快速状态，作为档案管理工作人员， 如果老是因循守旧，那当面对新情况、新问题时就无从下手， 难以解决，工作上就更谈不上改进和创新。因此，档案管理 人员要具有创新精神，要创造积极向上的学习氛围，要把学 习作为生活中的第一需要，不断“充电”，拓宽视野，了解 所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、 新技术来指导和改进档案工作。同时可以制订相应的制度， 提出具体要求，以促进专职档案人员在其位、谋其事，努力 去多思考、多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛 围。