【试析行政后勤管理对企业发展的重要作用】 行政后勤

试析行政后勤管理对企业发展的重要作用

关键词：行政后勤管理发展作用 中国中铁股份有限公司是集基建、勘察设计与咨询服务、工程设备和 零部件制造、房地产开发、铁路和公路投资及运营、矿产资源开发、物资贸易等 业务于一体的多功能、特大型企业集团，也是中国和亚洲最大的多功能综合型建 设集团[1]。2015年，在《财富》“世界500强企业”中排名第71位[1]。公司经营范 围覆盖到土木建筑的各个领域，工程项目遍布全国各省市自治区和全球60多个国 家和地区[1]。

“兵马未动，粮草先行”。随着企业经营生产规模的不断扩大，行政后 勤工作对企业发展的服务保障作用更加凸显，重要性不言而喻。所谓行政后勤管 理，主要涉及的是包括企业的固定资产管理、办公事务管理、车辆使用管理、前 台管理、公司访客记录以及安全保卫管理等内容在内的管理工作，行政后勤管理 部门涵盖了企业的人、财、物等方方面面的工作，在整个企业的发展运行中有着 举足轻重的地位[2]。行政后勤是企业发展的基础和保障，关乎企业的正常运营 和员工的日常生活。行政后勤的管理做好了，才能解决企业和职工的后顾之忧， 充分调动员工积极性，协调内部的团结协作，保障企业的正常运作，间接影响着 企业的盈利与创收。

一、行政后勤工作内容 企业行政后勤工作多且杂，还有很多临时性任务：办公及后勤、办公 用品与设施、车辆的统筹管理、公司办公及后勤所需外包单位、办公区域及后勤 区域的物业、员工出差机票管理与订购、会务组织、外务及接待等。后勤保障几 乎与企业的每个部门都有衔接，可以说企业运营的每一个环节都离不开行政后勤 工作。

二、行政后勤管理简要要点后勤工作的性质决定了它是为企业和员工服务的，服务意识的培养及 素质的培训是基础；
行政后勤的管理牵涉企业的保障，需要部门上下都具有强烈 的责任心，并要设法避免责任分散；
由于后勤工作多是即时的，企业各个部门可 能同一时间发生不同类型的事务与行政后勤有关，所以管理人员组织协调以及执 行能力也很重要；
行政后勤遇到的问题也是多样的，有些还是计划外，或者之前 从未发生、无先例可循的，这就需要在管理中适当的变通，具体问题具体分析， 避免其他公司规定条例的直接“拿来主义”和管理类教科书的生硬照搬；
同时，“当 局者迷，旁观者清”，后勤从业人员肯定都是励精图治、想尽方法努力想做好行 政后勤的管理，以期为企业发挥个人和部门应有的作用。而关于他们工作适宜与 否，部门内员工工作到位与否，当局者肯定不如旁观者清楚，因此从其他部门的 反馈，可以客观地反映工作的效果，找出之后工作需要努力的方向，做得好的地 方可以继续发扬，失误也要尽快纠正。同时，工作的总结与自我反省，也相当必 要。科学合理的反馈机制的完善和建立，可以不断提高管理水平和部门内的工作 效果和效率。

三、行政后勤工作的管理现状 目前行政后勤工作尚未发挥其应有的作用，相关不良模式大致分为以 下几类：单纯消耗（行政后勤组织所需要的资金全部来源于行政拨款，而且大多 数都用于职工的日常生活上，致使行政拨款在行政后勤上成了消耗品[2]）；
被 动服务（行政后勤系统缺乏相应的自主权，只能被动地接受最新的企业发展概况 所带来的新任务要求[2]）；
单纯福利（福利发放大多由企业相关部门决定，后 勤部门被动执行，在企业内不受重视，员工工作热情尚未完全激发）。

某些行政后勤部门还有党政机关的不正之风沿袭，官僚主义化，做事 拖沓重复，大大影响了企业效率；
工作与实际脱节也时有发生，这也是由于计划 经济时代的后勤管理工作陋习，而现有管理人员对行政后勤工作认识不充分，未 从实际出发考量工作可行性。工作步骤和内容与实际不符，导致事倍功半，得不 偿失。

随着企业规模壮大，跨区域跨省份经营的情况逐渐增多，同时也出现 了地域间与单位间的沟通不畅，内耗增多，限制了企业的高速发展，行政后勤的 部门协调能力有待提高。

四、管理行政后勤工作的一些途径（一）成本控制的管理 成本控制的管理关系着企业的可持续发展，可给予后勤部门更大的发 展空间与自主性。

企业的成本控制，一要相关负责人制定切实可行的成本控制奖励制度， 成本控制做得好的部门或者个人，适当地予以精神或物质奖励，充分调动员工积 极性；
二是设备设施维修基金的投入，这些固定资产都是需要经常维修和养护的， 平时的维护做好了，可以延长其使用寿命，相应程度上节省了设备设施的购置成 本；
三是成本控制的规范评估体系，体系的建立需要企业内部充分沟通然后再敲 定，该体系要涵盖行政后勤管理部门的日常工作流程、工作规范、奖惩标准、员 工守则等方方面面的内容，并且要随着企业的发展以及后勤部门的改革进行不断 地调整与完善[1]。

（二）规范管理模式，保证工作可行性与合理化 重视部门间的协调与人员的配置，对于实际操作者实行责任到人、责 任到岗，避免责任分散和推诿。后勤管理部门应先认清职能与权责，企业内部应 予以支持，宏观上将企业的后勤管理工作与企业的其他工作结合起来，实现各部 门的统筹发展[3]。这样行政后勤工作落实到岗位和人员，与企业实际有机结合， 切实可行，并且合情合理。

（三）促进职能转变的管理 鉴于某些行政后勤工作沿袭的党政机关和计划经济遗风，宜立即根据 企业和部门实际情况，转变职能，加强工作的时效性和科学性：一是指导行政后 勤朝产业化的方向转变。后勤工作服务与辅助企业的运作发展，并不产生实际的 经济效益，然而随着市场经济的发展，产业化的转变是一大趋势，可根据实际情 况以产业化创收，自给自足的同时加强行政后勤的自主性与认可度；
二是改善单 纯消耗、单纯福利及被动服务这些不良的工作模式，将消耗模式转变为循环利用 的模式，节省企业的支出与消耗；
三是精兵简政，以保证行政后勤工作的实效， 减少内耗，提高工作效率，最终节省企业的资源与活力。

行政后勤部门不仅要促进企业的经济效益（营业额和盈利的具体反 映），还要实现其文化效益（企业文化与企业职工忠诚度的建设）。部门内部还 要注意自我考评与适宜调整，以便更好地完善和整改工作作风以及找到新方向新出路。

同时，加大反馈机制的运用，构建科学健康的后勤信息系统，如及时 公开最新的后勤管理情况、优秀员工表彰、后勤部门职责等多项内容，并且专门 设立员工意见箱，让员工在不受时间和空间限制的情况下，积极地表达自己关于 提高管理水平的意见和建议[3]。如此，才能做到后勤管理工作部门内部尽职尽 责，企业内部好评增加，进一步激发员工活力。

（四）工作氛围的营造、员工积极性的激发与调动 Passion激情，是成功管理的一个必要条件。有效地调动与激发员工的 积极性，往往可以达到事半功倍的效果，法约尔说“管理就是设计和保持一种良 好的工作环境，是人在群体里高效率地完成既定目标”[4]。在当代求职者的需求 中，工作氛围也成为大家其中一个很重要的考量。那么具体措施呢？一是管理者 要提高自身的综合职业素养，参与培训、走进员工，以便更好地了解实际状况， 做出接地气的决策并合情合理的执行；
二是提供基层更多的培训、拓展与锻炼。

借助于员工手册内容的完善、推荐优秀员工继续深造、参与培训、主题性的拓展 训练以及员工座谈交流会等多种合理的途径，全方位的提升员工的综合素质，并 且在培训与教育的进程中将正确的服务意识和责任观念等穿插其中，潜移默化中 让行政后勤管理部门员工的工作更具活力[2]。三是鼓励部门间的良性竞争，在 成本控制、工作效率、固定资产维护等方面规范考评，适度奖惩，化被动为主动， 这样可以间接提高行政后勤人员的工作热情与积极主动的服务意识。

综上，行政后勤工作是企业的命脉、基础和保障。市场竞争逐渐加大、 改革开放的不断深入，对行政后勤的管理提出了更高的要求，这促使我们深化改 革、提高效率、控制成本，为企业发展和职工队伍解决后顾之忧。行政后勤管理 者也应不断提高自身专业素质和综合素养，以身作则，带领行政后勤部门朝科学、 合理、高效的工作方向努力，为企业发展发挥更好的服务保障作用。