档案信息利用中心【档案信息资源的开发与利用研究】

档案信息资源的开发与利用研究

一、 从档案信息资源的内涵，研究档案档案信息资源的开发利用。

所谓档案资源的开发利用，是指根据一定的原则和要求，将档案信息 资源中的各种使用价值予以揭示，并通过各种科学有效的方法，使之直接服务于 社会各项活动或工作，满足人们的各种利用需要。开发档案信息资源的内涵是十 分广泛的，它应包括档案信息的整理、管理水平，提供利用的方式、方法、手段， 主动服务的形式，档案管理现代化程度以及档案信息在现实中所创造的价值等诸 方面。从档案信息资源的内涵可以看出，开发利用档案信息资源是一个系统工程， 应以开发档案信息资源做为主线带动档案工作的整体发展。任何一个系统，都是 寓于比它更大的系统中，档案信息资源开发利用是档案工作系统中的一个子系统， 二者是相互联系相互制约的。档案信息资源开发利用首先要获取档案这一物质， 并占有丰富的档案信息量，经过科学的加工和处理，才能完成档案信息资源开发 利用这一环节，而档案工作只有通过档案信息资源开发利用这一主渠道，才能充 分发挥档案的作用和价值。档案信息资源开发利用工作不仅是整个档案工作中最 富有活力的重要环节，而且是形成该系统良性循环、不断提高其管理水平和效益 的重要保证。因此，研究档案信息资源开发利用不应单个进行研究，应从系统整 体上出发进行研究。

二、 从档案信息资源的特点，研究档案信息资源的开发利用。

档案信息不仅具有信息的一般共性，而且还具有特殊的个性。它的主 要特点是：本源性、回溯性、凭证性、积累性、内向性和社会性。信息按其性质 可分为原始信息和经过处理的信息。档案信息属于原始信息，是各部门对某一活 动的最初的数字、文字和图像等的直接记载，所以本源性是档案信息最主要的特 点，本源性信息是加工信息的基础，任何信息资源都起源于原始信息，因而档案 信息在社会信息系统中居于特有的地位和作用。信息按其时间特征可分为回溯性 信息和预测性信息。档案属于记录和反映已经发生的活动、事物及其过程，即用 来追溯以往的信息。通过它可以利用前人的劳动进行创新，也能为现实的研究、 决策和预测提供基础。凭证性是这种信息具有证据作用。档案是原始材料，是反映机关、团体、企事业单位、个人活动的真实历史记录，能起到别的信息所起不 到的凭证作用。档案一般是以文件的形式陆续形成的，而又以文件组合体的形式 持久地存在和运动的，所以它的联系性较为突出。这种联系一是指同一类信息可 以在不同的档案全宗里发现，因为许多立档单位常常是从不同的职责出发办一件 事情，因此反映同一问题，有的决策、有的执行;有的从某个侧面反映某项工作， 这是表现在空间方面的。二是指同一事的在时间上有联系，这种联系有短有长， 形成的文件有多有少，有时需要查找百年以上的记录，这是表现在时间方面的。

此外，还有这一事物同那一事物的联系，既表现在内容方面的和表现在信息的形 式方面的。与联系性特点相关，档案信息还具有积累性的特点，档案信息体系的 形成和发展，往往具有连续不断以至定向积累的特点。其表现是立档单位的档案 整体，是在连续性的活动中长期积累形成的，而且只要某一档案形成单位存在， 其拥有的档案成份总要有规律地得到补充。档案信息互相联系和积累的特点，要 求信息提供的全面性，才能便于研究和利用。档案信息的内向性特点是指有些材 料在一定时间里仅限于规定的控制范围内使用。但从总体来说，档案是社会性的 信息记录，内容无所不包，是各行各业人们进行社会活动的产物，又用于社会实 践之中。从上述特点来看，档案信息资源开发利用不是智力上改造档案中的事实， 也不是机械地提供事实，而是在考虑来源联系与机构联系情况下获得映象。是要 在广义上和多种意义上认识档案可能具有的无限用途。开发档案信息资源应从广 度和深度上开，突破案卷或文件标题所反映的内容，充分挖掘全部有使用价值的 信息。

三、 如何开发利用档案信息资源 开发与利用有着密不可分的联系，开发是利用的前提，为利用提供信 息基础，开发也离不开利用，达到开发目的和提高开发水平都要通过利用才能得 以实现。那么，档案部门如何适应社会利用规律，有效地开发利用档案信息资源 呢 1、 首先是加速思想观念的更新。必须树立以下二个基本观念：一是 服务观 档案管理体制要牢固树立为社会各项事业服务的观念。要克服"关起 门来办档案"的倾向，以服务社会为己任。二是开放观念。过去，档案工作"保" 的观念强，"开"的观念弱，处于封闭半封闭状态。我们一定要充分开放档案，合 理利用档案。只有牢固树立服务观念和开放观念，并付诸行动，开发档案信息资 源才能与社会利用规律相适应。2、 加强档案信息资源开发的计划部署和组织协调。档案信息资源开 发要适应社会利用规律，必须加强计划性，合理部署。档案的逐步开发，全社会 性利用的出现，要根据各个时期社会利用的情况，研究制订出开发的计划，然后 进行部署。开发工作自然就有条有理了。

社会利用有时要打破地域界限，这就要求进行越地域开发利用的组织 协调、统筹规划，运用现代通讯技术实现档案信息网络化，把散布在各地、各部 门的独立的计算机系统和终端相互连接起来，形成档案信息网络，使档案信息与 信息化大流通接轨，这是综合开发利用档案信息资源的有效方式。

3、 加强社会利用的动态分析，增强开发的应变能力。社会利用是很 活跃的事物，在社会利用循着基本规律发展的时候，也可能出现局部变化，档案 工作者必须经常研究和分析社会利用的动态，提高应变能力，使开发工作基本保 持与社会利用需求相统一。例如，社会编史修志的兴起，社会中心活动的开展， 利用档案将打破往常状态，出现利用高峰期或旺势，档案部门如能及早地掌握和 预测到这个动态，就会采取主动措施来加强开发工作。否则，对社会利用的"超 常"情况反映不敏感，应变不及时，将使开发工作陷入被动，适应不了社会利用 需要。

4、 加强档案室的基础建设，增强开发后续能力。目前，档案信息资 源开发与社会利用还存在着许多矛盾，档案室内的信息储存与传递手段，满足不 了社会对档案利用日益增长的要求。解决这个矛盾应加强档案室的基础建设，包 括扩大信息存贮，完善传递手段等，提高开发能力。扩大信息存贮，不应只在数 量上扩大容量，而应在信息内容上扩大来源、种类。完善检索工具，积极应用计 算机技术，缩微技术，达到迅速、准确、全面、系统地开发利用档案信息的要求。

5、 加强人才培养，提高开发利用档案信息资源的技能。提高技能、 发挥才能、增强功能，是档案资源信息化的一个主题。人的素质是开发利用档案 资源的决定性因素，因此应加强人才的培养，使从事档案信息资源开发的工作人 员既要有管理档案的知识，又要有相关学科的知识，特别是要掌握现代化管理系 统的功能，使档案信息资源开发利用工作跟上时代的步伐。