对档案管理的认识 浅谈如何做好企业集团档案管理工作

浅谈如何做好企业集团档案管理工作

一、企业集团及企业集团档案管理工作的特点 企业集团是现代企业的高级组织形式，是指由若干的具有独立法人地 位的企业通过产权安排、人事控制、商务协作等纽带所形成的一个稳定的多层次 经济组织。企业集团在结构形式上，表现为以大企业为核心、诸多企业为外围、 多层次的组织结构；
在联合体内部的管理体制上，表现为企业集团中各成员企业， 既保持相对独立的地位，又实行统一领导和分层管理的制度，建立了集权与分权 相结合的领导体制；
在联合体的规模和经营方式上，表现为规模巨大、实力雄厚， 是跨部门、跨地区、甚至跨国度多角化经营的企业联合体。企业集团的特点决定 了企业集团档案管理工作的特点。

（一）企业集团档案管理工作的复杂性 一般来说，企业集团规模都比较大，拥有一定数量的成员企业。集团 内部的各成员企业可以跨行业、跨地区、跨国度、跨所有制。所以企业集团档案 工作也比较复杂。主要表现在档案涉及范围广、人员多、管理手段方式不一样， 档案系统不一样、归档范围和利用要求不一样等方面。

（二）企业集团档案管理工作的不均衡性 由于企业集团涉及的成员企业多，每个企业业务发展情况和信息化水 平不同，档案环境不同，管理水平不同，各成员单位档案管理工作就不平衡。

（三）企业集团档案管理工作的层控性、外向性和不確定性 企业集团包括多个成员企业，档案管理工作即需要针对集团总部要求， 又要满足各成员企业的要求。企业集团在发展中，存在合并、撤销、隶属关系改 变等情况，这样导致企业档案管理工作不确定，机构和人员会出现变动和调整。（四）企业集团档案管理工作具有分散性 集团内部成员可能处于不同国度、不同区域，这样造成办公地点分散， 档案人员分散。

二、企业集团档案管理工作存在的主要问题 企业集团的复杂性给企业集团档案管理工作带了困难。目前，企业集 团档案管理工作存在的问题主要有：
（一）档案管理体系不健全 主要体现在统一领导和分级管理等相关原则没有落实到实处，各成员 企业都处于各自为政的管理模式，缺乏统一的制度指导。

（二）管理制度不健全 各项制度未结合实际情况，未考虑各成员企业的特殊性，缺乏针对本 企业集团档案工作具体情况的实施办法。

（三）缺乏统一的档案管理平台 档案发展的不均衡性、分散性使得企业集团急需统一的档案管理平台， 满足企业集团档案集中统一管理的需求和信息快捷、便利的需求。

（四）人力资源不平衡，人才素质需提高 主要体现在集团总部和主体成员企业档案工作受重视，设置专门机构 和人员，人员素质高且配备齐全。其他成员企业，特别是规模小的成员企业档案 工作没有专人管理，档案人员身兼数职，档案业务能力低。

（五）监督不到位 主要体现集团档案部门不能及时指导各成员企业的档案工作，不清楚 成员企业档案工作中的问题，不能及时解决，造成档案工作不规范、发展不均衡。

三、做好集团档案管理工作的具体措施 （一）建立科学的、规范的集团档案管理体系根据档案法和地方档案法律法规的相关规定，依法管理本企业档案。

集团及各成员企业应遵循“统一领导、分级管理”的原则，由集团总部档案部门是 企业集团内档案工作的主管部门，统一领导全集团的档案管理工作，依法进行监 督、检查和业务指导。各成员企业必须接受集团总部档案部门的领导，负责本企 业的档案管理。明确档案管理的部门和人员及相应职责，制定相应的档案管理制 度和标准，采用合适的手段、加大集团总部对各成员企业的档案工作的统一领导、 管理、监督、协调的力度。统筹制定企业集团的档案工作发展目标及工作计划， 协调处理好集团总部与成员企业、成员企业与成员企业的管理接口。采用有效手 段，确保企业集团档案资源利用和安全，发挥档案作用。充分发挥集团内档案专 业人员的作用，开展培训，提高档案工作人员的素质，保证企业集团档案工作统 一、协调、高效发展。

（二）建立健全企业集团档案管理标准 为促进企业集团档案管理工作得到有效开展，作为企业集团应建立健 全的档案管理标准，（下转第84页）（上接第71页）以此确保企业集团长远发展。

根据档案法和地方档案法律法规的相关规定，结合本企业集团实际运营情况，不 断完善档案管理标准。制定标准时注意：体现本集团的行业特点，且考虑成员企 业的特殊性，制定的标准应该具有兼容性、适度的灵活性及前瞻性；
企业集团的 标准由集团内各成员企业档案业务的骨干承担，并以评审的方式发布确保制定的 标准切实可行；
各成员企业应根据实际编写相应的操作细则，配合档案管理制度 的贯彻执行。

（三）加强档案信息化建设 整合各成员企业档案信息资源，根据规范性、安全性、效益性原则， 规划建立集团统一的文档管理系统，作为各成员企业文档管理和文档利用的统一 平台。采用信息化手段，确保档案安全和利用方便，同时开发档案资源信息，最 终实现集团内部的档案信息资源的有效共享和利用。

（四）抓好档案人力资源建设，不断提高档案人员的素质 档案人才是企业的知识管理者，在企业生产建设和发展中发挥着重要 的知识传播和推动作用。企业集团应统筹考虑整个集团档案人员的人力资源建设， 不断提高档案人员的素质。一是建立各成员企业骨干员工的由集团档案管理部门统一培训、指导机制。二是定期或者不定期开展多种形式、多种渠道、多种层次 的档案业务和专业知识培训。三是培训材料要根据各成员企业实际情况编制，具 有实际指导作用。四是培训过程中要因材施教，分级培训，充分发挥各级档案工 作人员的作用。

（五）优化档案工作管理手段，有计划有重点地开展档案工作监督指 导 企业集团档案部门可以通过日常检查、专项检查、档案工作评价等监 督手段，通过档案工作规范制度的制定、宣贯，定期开展业务培训、建立档案交 流平台、建立示范企业等指导手段，加强档案工作的监督指导。在监督指导过程 中要突出重点，要重视业务指导工作的实际效果。要做好对一般企业一般业务的 指导工作，同时要集中力量对新建企业和档案工作薄弱的企业进行重点指导。通 过监督指导，促进集团各成员企业档案均衡发展，确保制度落实，确保档案工作 规范开展。

四、结语 总之、做好企业集团档案管理工作就是要通过统一领导、分级管理， 合理规划档案工作，尽快建立专业化、科学化、现代化、标准化、信息化的档案 管理机制，保证企业集团各类档案资源完整、准确、系统、安全，确保档案资源 得到最大程度的开发和利用，为企业发展提供更好的服务。