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流程优化和项目管理 电力企业培训项目管理流程优化

来源:转让合同 时间:2019-10-21 07:54:26 点击:

电力企业培训项目管理流程优化

电力企业培训项目管理流程优化 研究主要针对以往培训管理的流程进行梳理优化,旨在提升培训项目管理 工作的标准化水平,通过对流程以及流程表单的梳理,并在关键任务节点设计任 务清单,最后形成流程图说明,可以有效帮助培训管理人员开展培训管理工作, 提升管理效率。

1 研究背景 中国南方电网责任有限公司党校自成立以来,逐步承担起公司管理人 员的各项培训工作,培训项目、人次、培训实施天数不断攀升,大量的培训实施 工作对培训管理人员的工作质量和实施效率提出了很高的要求。为了提高干部培 训管理工作的科学性和系统性,提升培训服务的整体效率和质量,提高培训学员 的整体满意度,对公司党校培训项目管理流程进行了全面的优化。公司党校培训 项目管理流程的优化,对有效实施公司培训项目具有重大意义,同时也将对公司 干部教育培训工作发挥积极的影响,具体体现在以下几个方面:
(1)服务于公司党校提出的“搭建具有南网特色的‘学习型、服务型、开 放型、项目组织型’高端教育培训平台,打造国内领先、国际一流企业大学,为 实现公司战略发展提供人才保障和智力保障”的规划目标。

(2)培训项目管理流程的优化,对培训项目管理的阶段、步骤、分工 进行了统一梳理,系统性地解决了培训管理的规范化问题。

(3)培训项目管理流程的优化,对公司党校进一步实现培训项目策划、 实施资源整合,提高实施流程信息化、移动化提供了支撑。

(4)公司党校培训项目管理流程的优化是对本领域较为系统化的梳理 和设计,对培训工作的进一步优化、完善、发展奠定了良好的基础。

2 现有培训实施管理流程存在的问题 (1)现有流程规范化不足。现有的培训项目管理流程规范化不足,导 致培训项目管理过程所涉及的各个处室之间的工作衔接不流畅,沟通协作有待加 强。同时培训管理缺乏规范化的标准,流程存在一些细节性的问题,如:培训时 老师、学员的接送,培训费用的预算与结算等。(2)培训管理的闭环作用不足。现有的培训项目管理缺乏有效反馈机 制,在培训策划过程中,没有很好地应用到以往培训评估的结果,并且每次培训 项目之后的反馈建议缺乏有效的回应。

(3)培训项目管理流程烦琐。已有的培训项目管理中,存在很多重复 性、同质化的流程,并且很多步骤需要经过反复审核,导致整个培训项目管理过 程效率较低,影响项目管理的效果。

3 培训项目管理优化原则 (1)系统规范。培训实施工作繁杂且细致,往往容易将培训实施各个 环节视为多个独立的活动节点。体系设计以培训实施价值链的基本活动为基础, 定义了培训实施每个阶段的输入过程以及输出环节,系统梳理并设计了培训实施 的各个流程。

(2)过程有效。在现有培训实施管理制度要求的基础上,以SMART原 则,对要求较模糊的、职责不够明确的流程进行细化设计,并明确相应的责任主 体,确保各项工作都为培训目标创造价值。

(3)过程监控。过程监控是流程设计的核心,其作用是确保培训实施 过程能够得到持续改进。过程监控不仅是培训实施过程发生的流程问题、效率问 题的监控和改进,同时还应监控在培训实施过程中发现的、导致培训效果偏离策 划目标的质量问题,使其能被及时发现并予以纠正,从而促进培训管理组织的改 进。

4 培训项目管理优化思路 培训项目管理流程优化以培训实施价值链的基本活动为主线,以“培 训项目管理”作为一级流程体系进行总的培训项目管理指导,在一级流程下包含 了“培训策划方案”“培训实施筹备”“培训实施过程管理”3个主要的二级培训流程, 形成了培训实施的价值链,最后在实施过程管理中进一步对“重点班次开结班” 进行三级重点流程设计。三级培训流程的层层套进,在二级流程中由3个前后衔 接的实施环节组成完整过程,推动培训项目的实施,简称为三级培训项目管理体 系。其结构如图1所示。

4.1 培训项目管理培训项目管理是培训实施的整体管理工作,设计为一级流程,主要包 含3个主要的工作内容,即培训实施策划、培训实施筹备及培训实施过程管理。

培训项目管理工作的标准化是培训实施工作的保障和前提。设计特点如下:
(1)培训策划方案指明方向。通过对培训策划的确定,进一步拟定培 训项目的策划方案以及测评方案,通过综合管理处、校领导以及主办部门的审核, 使培训策划符合培训计划,为后期培训工作的开展指明了正确的方向,同时,明 确培训目标有利于培训达到目标所向。

(2)培训实施筹备充分。培训实施是整个培训项目管理过程中最核心 的环节,因此培训实施的筹备工作必须要准备充分。在设计培训实施筹备的流程 时,从制作学员手册到培训后勤安排,每一项工作都做到职责明确、流程清晰、 内容完整、程序严谨,确保培训筹备工作落实到位。

(3)培训实施过程管理工作细化。培训实施过程中的工作非常繁琐, 因此在设计这个部分的流程时,需要对工作进行详细的划分,必要时要形成三级 流程或工作清单,以确保实际工作的有序开展。

4.2 培训策划方案 培训策划方案为二级管理流程,主要包括“时间、对象、调查需求、 地点确定、书籍等资料确定以及教学活动设计”六要素的确定,通过对when、who、 what、how的确定,进一步对培训策划方案进行落实。对这一阶段的确定,有利 于方案得以有效实行,确保这个过程的规划以及完成顺利。设计特点如下:
(1)培训准备周全保障。通过对培训前的需求进行调研,明确培训的 需求特点,进一步对培训的具体要求进行细化。同时根据培训的要求配备培训师 资和书籍或光盘、制定网络培训方案、开展电子课件工作以及开展教学活动设计 一系列培训准备,符合不同培训运用不同的准备的特点,使培训准备周全保障, 确保课程顺利开展。

(2)培训实施统筹规划。根据培训实际需求,对培训实施的整个过程 进行统筹规划,以满足培训发起单位(部门)提出的培训需求及培训计划的要求。

培训策划方案为培训实施从培训目标、培训的评估方式到培训经费预算提供了一 个总体规范,以实现对培训资源的统一调配,保证资源的充分利用,有利于各处 室的分工合作。4.3 培训实施筹备 培训实施筹备阶段是培训流程的重要组成部分,主要包括收集学员和 讲师的信息及行程安排、准备培训班资料两部分工作。在培训实施筹备阶段对两 部分工作的有效安排和管理,形成可行的培训实施方案,以确保培训实施工作的 有序开展。设计特点如下:
(1)培训活动组织的规范化。确保每个步骤都有相应的标准和流程, 是活动组织的规范化基础。体系设计以“工作流程化、流程表单化”为要求,对培 训实施支持的流程进行了细化,将工作具体到流程的各个节点,保证了流程的可 操作性,而在流程的节点提供了规范的表单,实现流程的表单化。

(2)保障培训实施工作落地。完善培训实施筹备并形成实施方案,是 培训实施工作有效性的重要检验依据。通过培训实施方案形成的相应的准备筹划 对能针对性地进行改进和完善,为后续的培训项目提供参考。

4.4 培训实施过程管理 培训过程管理主要有以下4步:学员和讲师报到、开班和结班仪式、 管理班级事务、回程安排相关工作。培训实施阶段是整个培训最核心的环节,是 培训承办部门与学员、培训师直接接触的阶段,这一阶段的工作直接影响到学员 与培训师对整个培训过程的感受,因此这一阶段的工作需要严格要求、高度重视, 做到准备充分、沟通及时、职责清晰、措施到位。设计特点如下:
(1)培训实施部门分工协作。在培训实施过程中,各相关处室既要分 工明确,又要相互沟通、协作。体系设计明确了责任处室、参与处室在共同完成 培训实施工作时的责任,以保证培训工作的顺利开展。同时,实施体系的设计与 信息化平台的功能相对应,信息化平台的加入,也保证了信息传达的及时性和各 处室之间沟通的顺畅。

(2)后勤工作细致灵活。后勤工作贯穿于培训实施的整个过程,直接 影响学员对培训项目的满意度,因此工作既要做到细致入微,又要灵活应变。体 系设计对后勤工作的内容、步骤、标准都作出了明确规定。同时,培训实施的监 控环节也对后勤工作提出了要求,通过对学员和培训师在流程中出现的特殊情况, 能够及时进行调整,保证了培训实施的流畅。

5 培训项目管理流程优化过程5.1 培训项目管理现状调研分析 采用了“抽样问卷调查”“深度调研访谈”和“培训项目现场调研”3种方 法,对党校现行的培训实施流程进行全面的调研梳理,发现和总结影响培训实施 的各类影响因素。调研过程中一共对26名员工进行了访谈和问卷调研,并多次深 入培训现场进行调研。对收集到的信息采用SWOT法分析,梳理出党校内部的优 势与劣势,面临的机遇与挑战,从而得到可能的改善方向有以下3点:
(1)形成高效、标准、统一的培训实施管理体系。在现有工作的基础 上,总结国内外先进企业的管理实践经验,结合管理实际,强化培训实施管理制 度,进一步理清管理界面、明确管理责任、制定管理标准,完善培训实施管理制 度,固化形成高效、标准、统一的培训实施管理体系。

(2)实现培训实施流程规范化管理。全面梳理相关专业领域的业务框 架体系,制定党校培训实施的相关管理规范、流程和表单,推进培训实施流程的 制度化、标准化,创新培训实施管理流程、工具和模板,助力实现培训实施管理 工作的“规范、高效、减负”。

(3)培训实施信息化、移动化应用建设。通过培训实施的信息化建设, 为培训实施进行全过程的信息化、移动化应用支持,提升了在培训管理和实施工 作中的质量和效率,提升培训实施管理的科学化和标准化水平,为建设和优化一 体化的培训管理体系奠定坚实的基础。

5.2 外部对标学习先进经验 根据调研分析的结果,选取一些在培训项目方面具有优秀经验和做法 的企业进行了实地考察学习,这些企业(机构)的培训工作注重以实际需求为根本, 在培训管理方面各具特色、核心竞争力凸显,对党校现阶段优化培训实施流程及 未来发展方向有很多启发,主要包括以下3个方面的体会:
(1)减少管理流程环节和节点,通过规范、表单等工具实现管理流程 的规范、高效。由于受访企业的培训中心都具有较强的自主性,培训工作开展的 独立性较强,管理流程的环节和节点也比较少,并且得益于公司领导的重视,其 他部门的协同性、配合度较高,培训实施流程得以较为高效的顺畅运作。各企业 也都通过制定相关管理规范、流程和表单,有效地推进培训实施流程的制度化、 标准化,实现培训管理工作的“规范、高效、减负”。(2)通过实现闭环管理,不断提高管理水平。受访企业大多非常重视 培训的效果跟踪和反馈,结合自身特点,建立了不同的反馈和监控机制,积极开 展培训一二级甚至是三级评估,深度评价培训效果以及审视培训流程的科学性。

通过在培训过程中不断地累积成果,总结经验,不断优化和改进管理流程,实现 真正的闭环管理,促进企业培训管理水平的螺旋式上升。

(3)借助先进的技术工具,提升培训效果和管理水平。一部分受访企 业结合自身特点,利用自身技术优势,开发了先进的技术工具,如腾讯学院的 Q-Learning平台等,将信息化平台引入到培训的流程化和信息化建设,既有效地 提升培训管理的效率,又能通过先进的手段、新颖的方式,为员工提供更多的学 习、培训方式,提高员工自主学习的积极性,为公司营造良好的学习氛围。

5.3 培训项目管理流程图设计 根据调研分析以及对标学习体会,对党校的培训流程进行再设计,主 要根据培训项目管理过程中每项工作的先后顺序、重要程度设计流程图的节点和 走向,并将流程中重复的、同质性的流程进行合并,保证流程图的清晰度和明确 性。流程图形成之后,对公司党校的各个部门进行调研访谈,征求流程图的修改 意见并对流程图进行修订。

5.4 培训项目管理流程规范化 根据对公司党校各个部门的调研结果发现,规范培训项目管理流程的 要点主要有两方面:一是对培训实施的过程中所用到的文件统一格式;二是对培 训实施过程中一些关键的节点形成标准化的任务清单,指导工作的开展。基于这 两点,开展以下3方面的工作。

(1)对流程图各个节点中的工作任务进行解释,规范工作任务的对象、 完成时间以及简略的工作要求,同时收集不同工作任务所需的表单、通知、手册 等工具。

(2)对流程中的关键节点形成了任务清单,对工作项目、工作质量要 求以及完成时间都做了详细的规定,方便培训项目管理者对工作完成情况进行监 控,在一定程度上保证了项目管理的质量,提高了效率。

(3)根据培训项目管理流程图形成相应的流程图说明,并将流程图节点中的工作任务相关解释、工作任务所需的表单、通知、手册等工具、任务清单 统一成标准化的格式,加入流程图说明中。

6 工作展望 通过对培训项目管理流程的优化,增强了培训项目管理的规范化,提 高了培训项目的效率,下一步工作可以通过培训项目管理的信息化建设,为培训 项目管理提供全过程的信息化、移动化应用支持,提升培训管理和实施工作的质 量和效率,提升培训项目管理的科学化和标准化水平,为建设和优化一体化的培 训管理体系奠定坚实的基础。

作者:李翠屏 陈亮宏 申邵文 齐晓宇 来源:中国管理信息化 2015年11期

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