档案的信息化建设 档案信息化建设问题与实践

档案信息化建设问题与实践

【关键词】中职院校；
档案信息；
数字化；
网络化；
建 设 近些年，信息技术、网络技术得到了很好的发展，在我 国诸多的中职院校中，都对自身的各项工作进行了改革，尤 其是档案信息建设方面，加大了投入力度，对档案建设工作 提供了诸多便利。比起传统的档案建设方式，在数字化、网 络化的环境下，弥补了传统方式的不足，使中职院校档案建 设的水平上升到一个新高度，也促进档案建设工作稳定发展。

一、当前中职院校档案信息建设的重要性 档案可以体现了一个学校的发展历程，对学校的未来发 展提供了重要参考依据，而且，对工作的效率，以及工作质 量的提高具有关键作用，因此，档案建设工作还需要进一步 完善，提高重视程度。就中职院校的档案建设工作而言，其 重要性可直接影响高层领导了解本学校的实际情况，影响对 其全面性以及真实性的认识。同时，本学校在日后的发展中， 可以实现资源贡献，给予准确的参考数据。此外，其他关联 的企业也能对本学校的经营状况进行客观的判断，促进了双方的交流，为校企合作打下了坚实的基础。

二、档案信息数字化、网络化建设存在的问题 （一）档案储存的保密性难以保证。随着网络技术的进 步，网络安全也存在很大的威胁，档案文件的储存存在很大 的安全隐患，保密性就成了重点问题。对于电子文件来说， 不具有固定的形式，特定的字体以及签名等，由于特殊标记 的缺失，资料很容易被修改，且修改起来比纸质文件还方便， 保密性很难被保障，严重威胁着学校的信息安全。

（二）缺少专业的档案建设人员。在数字化、网络化的 环境下，档案的储存、管理是多种形式的，与传统的纸质档 案管理有很大不同，储存技术存在很大的差异。对档案信息 进行建设时，习惯于传统模式的工作人员，往往学历较低， 知识面也比较窄，对档案知识缺少系统性的培训，未能跟上 现代化的脚步。如果只是懂得计算机技术，又或者是网络技 术的人员，在档案的建设原则、理论上的经验有所不足是不 能做好的，因此，档案建设人员既要懂得数字化、网络化技 术，又要掌握现代档案建设的相关知识。

（三）档案信息化、网络化建设十分缓慢。档案建设是 一项复杂又繁重的工作，要整理的资料很多。在传统的工作 模式中，只是对纸质资料进行保存，不仅丢失的几率很大， 也形成了浪费现象。如今，网络化技术不断发展，我们又迎 来了数字化的时代，但是，档案建设工作还未能跟上社会的 步伐，发展速度缓慢，电子文档还未能有效取代传统的纸质文档，信息建设也未能受到高度的重视，这就影响了档案建 设水平的提升，也存在很多的漏洞。

（四）相关规章制度不够健全。在中职院校中，档案信 息的管理制度非常关键，但是，在大部分院校中，还未能建 立一个完整的制度，所以，档案信息建设也就不能取得较高 的效率，档案信息的职能不能被发挥出来。如果在信息化、 网络化的建设中，没有一个系统的管理模式，档案信息建设 工作就会过于分散，缺少集中性。此外，由于工作人员缺少 明确的目标，严重制约了档案信息建设的进程。

三、中职院校档案信息建设的实践 （一）加强档案信息的安全建设。网络系统的组成包括 硬件和软件，也包含基础设施，以及其存储的数据材料，这 些因素共同组成了计算机系统。网络安全的主要任务就是对 网络系统中的各组成部分进行保护，使其免受破坏、更改， 以及泄露等现象，要想系统处于正常的运行状态，连续的网 络服务是必须给予保证的。对于网络安全来说，防火墙，或 者是数据加密，还有攻击检测，以及数据恢复技术等都要进 行利用，从而保证档案信息的安全性。

（二）制定合理的档案管理标准。在制定档案信息的建 设标准时，首先要保证其科学性，符合国家的各类标准和相 关规定。在标准化信息建设中，要充分结合学校档案的实际 情况、管理特点等，对归档材料要严格把关，科学规整，从 而实现档案信息资源的价值。此外，档案管理制度要定期进行修改，档案工作人员位责任制也要清晰明确，这样能保证 档案信息的规范化管理。

（三）深化改革，提高工作人员的素质。中职院校的档 案信息建设工作有着一定的系统性，这与质量管理人员的水 平有直接关系，所以，在实际的建设中，必须对相关工作人 员的专业能力进行提升。首先，调动档案信息建设人员的积 极性，发挥主观能动性，以及创造性，丰富档案人员的专业 知识。其次，引进现代化设备，增加了档案的种类，也使载 体变得多样化，这就必须对建设方法进行创新，培养一批专 业的人才，不仅会运用新的技术，还掌握全面的信息建设知 识，从而更好地完成档案信息建设的数字化、网络化。

（四）实现信息同步化与实时化。档案的信息资源是学 校的核心内容，对其进行妥善的管理对学校自身的发展具有 关键的作用。因此，要顺应时代的发展，加快数字化、网络 化建设的步伐，将电子信息化的管理模式取代传统的管理模 式。同时，充分应用计算机的存储功能，通过网络的信息平 台，对电子档案的数据库进行建设，而且操作简单，这对保 存资料的完整性，以及快速查找都有积极作用，也提高了工 作的效率。

四、结束语 对于中职院校的档案信息建设，应该充分了解档案管理 存在的问题，分析如何才能实现档案信息的数字化、网络化 建设。为了使这项工作得到落实，促进组织的良好发展，所以提出了相应的数字化、网络化策略，这有利于中职院校的 档案建设长久发展，在竞争中保持较强的核心竞争力。

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