档案行政管理工作的探讨 档案行政管理部门

档案行政管理工作的探讨

一、档案行政管理职能沿革 在计划经济时期，档案行政管理应用的主要手段就是指令性的业务指 导，档案行政管理职能主要依靠行政命令得到落实。因此必须认识到在计划经济 时期，指令性的业务指导模式有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期， 虽然人们也将其叫做业务指导，但这种指导具有一定的强制特点，所以，在一定 意义上可以这样说，它就是法，就是命令，下级部门一定要遵从与执行，开展档 案工作与业务建设就是在行政命令的状态下实行的，属于强制执行。这一现象并 不只是表现在档案行政管理部门当中，而是计划经济时期所有行政机关都有的行 政特点。

当前社会主义市场经济发展阶段，不再适用政府行政管理的方式。要 求淘汰指令性的管理做法，而实行依法行政。在这种变化当中，档案部门处于改 革的前沿。随着指令性管理逐步转变为依法行政，及时出台了《档案法》，在法 律上明确了档案行政管理部门转变管理职能的重要性与准确定位。随着当前推行 依法行政，档案行政管理职能在模式上实现了转变，不再依赖计划经济时期的指 令性业务指导而转变为社会主义市场经济时期的依法行政为主。行使档案行政管 理职能的部门，也不再规定为一个单独的部门，而成为业务指导与法规两个部门。

但在传统思想与习惯的作用下，这种转变还没有完全落实到行动当中，特别是在 当前的基层，依然实行着指令性的业务指导这种管理做法。

二、 法定的档案行政管理职能简释 依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门 负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位 档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务， 但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个 单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要 负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。

在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，认为提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体，而没 有认识到行政管理的主要职能是什么。所以档案行政管理部门工作面临着大量的 困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。

三、如何才能做好档案行政管理工作 (一)档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依 法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档 案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位， 档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，但需要提出的是，其中 的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过 程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些， 才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示， 在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法 规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些法律 法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。

(二)档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求， 档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理 部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定 去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标 中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为 一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不 符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。

而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、 民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行 政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法 律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督 工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。

当前，很多档案行政管理部门都设置了业务指导与法规科，业务指导 部门不适宜再沿用当前名称，而可以称其为“档案管理指导处与档案指导处”，主 要负责档案行政指导、行政奖励、培训、宣传教育等工作，不拥有强制性行政职 能。法规处(科、股)履行档案行政监督检查、行政处罚、行政执法监督等职责， 负责制定档案业务标准、规范、政策等，主要行使强制性的行政职能。(三)增加机构，加强内部监督。加强内部监督是保障依法行政，切实 履行法定职责的必要环节。在条件允许的情况下，应增设档案执法处(科、股)， 或者统称“档案执法队”，专门履行强制性的行政职能，其中，对查处违法案件没 有决定处置权。法规处(科、股)则主要履行档案行政监督、审批档案执法队查处 的档案违法案件、制定业务标准等职责，履行对同级档案馆和下级档案部门的行 政监督检查、查处档案违法案件和行政监督等职责。“档案管理指导处(科、股)” 履行档案行政指导等非强制性的行政职能。

作者：何宇 来源：办公室业务 2016年5期