电子政务系统中的档案管理问题与思考:档案管理

电子政务系统中的档案管理问题与思考

一、电子政务系统中档案管理现存问题分析 1.对档案移交问题进行分析。通过调查发现当前档案移交过程存在如 下问题：其一，目前在档案移交过程中主要是对单份电子数据进行移交，此种情 况不能对档案的整体性进行体现，导致档案缺乏有机联系；
其二，双轨制在档案 管理工作中应用较为广泛，此种方法使管理人员对备份存在较大的依赖性，使档 案移交工作出现不规范和不合理的情况较多，致使元数据存在不完整或者丢失情 况；
其三，档案主要包括纸质档案和电子档案，两者在移交时间上存在一定差异， 导致档案移交工作量明显增多。

2.对档案文件归档问题进行分析。其一，技术方面问题。相关规定要 求档案需要保存较长的年限，如果档案管理人员不能进行技术处理非常容易出现 冗余的情况，为后期查询带来较大麻烦；
电子政务系统的可扩展性有一定的限制， 将档案管理功能置入其中会有较大的难度。其二，管理方面问题。档案数据信息 管理权限缺乏完整性，遇到特殊情况时档案管理人员不能在第一时间对相应的档 案进行查找；
档案管理主要由档案管理人员和业务人员共同负责，如果档案出现 更改或者遗失一类的问题时各方会出现推卸责任的情况，对实际管理过程带来不 利影响。

3.对安全保障问题进行分析。电子政务系统中的档案管理存在一定的 安全问题，主要包括如下几点：其一，一些黑客或者不法分子在系统中置入病毒 软件，这种情况使相关档案信息外露，并且使档案会出现损坏和缺失的可能性明 显增加；
其二，在管理过程中因为人为操作不当出现火灾或者其他自然灾害时均 对档案管理工作产生一定不利影响。

4.對前端控制和全程监管冲突问题进行分析。前端控制和全程监管对 档案管理工作的效果有一定影响，对两者进行合理实施对提高管理效果有较大的 积极作用，但是两者在某种程度上存在冲突，例如：在进行全程监管时档案管理 部门是管理工作的主体，对前端和后端进行共同控制；
当对前端控制较为重视时档案管理部门则主要负责后端管理过程，无法实现全程监管的目标。

二、提高电子政务系统中档案管理工作效果的对策 1.对档案移交归档过程进行规范化管理。在档案移交归档过程中需要 做好如下几项工作：其一，当前信息化对案管理工作提出更高的要求，在线归档 方法在档案移交归档工作中应用较为广泛，同时离线归档方法也有所应用，主要 将其使用在不同格式和机密档案归档工作中，管理人员需要对当前档案在线移交 或者离线移交过程中存在的问题进行深入分析研究，尽快采取有效措施对现存问 题进行处理，与此同时管理人员需要对档案原始形式进行保留，应对复制过程中 出现双套归档问题的可能，实现单套归档的目标；
其二，为了保证双轨制在档案 管理工作中取得预期效果，管理人员需要对纸质档案和电子档案移交的方法进行 明确划分；
其三，对档案馆以及档案室负责的内容进行明确，让两者准确掌握各 自的职责，使档案移交和归档过程顺利完成，并且具有较高的完整性和安全性， 为后期管理过程和查询提供便利条件；
其四，管理人员需根据实际情况制定档案 移交和归档过程的要求和制度，对档案移交和归档过程的合理性和规范性进行提 升。在对档案进行移交和归档时管理人员需要根据规定要求对所要移交和归档的 档案进行严格检查，对其是否满足移交和归档标准进行判断，对于不符合移交和 归档标准的档案予以退回，对于通过的档案需要对其进行分类处理，将存放在相 同类型的档案中。

2.对安全保障工作产生足够的重视。在内外界因素的影响下会使档案 出现不同程度的安全性问题，为了有效的避免上述问题管理人员需要制定有效的 安全保障措施，主要从如下几方面着手：其一，对档案管理的技术性进行提升。

管理人员需要根据相应情况现有管理系统进行分析，尽最大力量研制出自己独有 的管理系统，与此同时需要在管理系统中设置加密，备份以及杀毒等功能，减少 黑客和不法分子入侵管理系统的可能，对管理系统安全性进行提升；
其二，安排 相应的教育培训对管理人员的安全意识进行提升，对一些常见的安全问题进行掌 握，在实际管理过程中可以及时发现和处理，通过培训可以使其技术水平和管理 能力有所提高，为管理过程提供强有力的支持；
其三，对现有档案管理模式进行 大胆调整和创新，研究现有档案管理的法律法规，为档案管理过程提供可靠的依 据。

3.做好信息整合共享工作。档案信息整合和共享对档案管理服务向集 中化方向有一定的促进作用，并且使管理效率有所提升。在对档案信息进行整合 共享时需要注意如下几点内容：其一，对信息整合共享的意义进行明确[只用这一句话代表一个措施，述说不明，请用适当文字加以阐释。]，在具体实践过程 中对数据信息和实体的整合共享进行有机结合，从而更好的实现信息和实体一体 化共享方式的目标；
其二，信息整合共享主要包括分散式及集中式两种，管理人 员需要将档案管理实际情况、相关要求作为依据对以上两种方法进行合理选择， 更好的实现预期效果。除上述措施之外需要对现有管理方法和形式进行不断的改 进，对一些新式技术、管理方法和管理模式进行合理应用，从而实现提升电子政 务系统中档案管理效果的目标。

结束语 上文对电子政务系统中档案管理工作存在的问题进行分析，对提高档 案管理工作水平给出了对档案移交归档过程进行规范化管理、对安全保障工作产 生足够的重视以及做好信息整合共享工作等有效措施，希望档案管理人员可以根 据当前现存问题借鉴文中措施进行不断的调整，从而保证档案管理工作顺利展开， 达到规定要求。