电子档案的特点及管理要求|电子档案具有什么特点

电子档案的特点及管理要求

摘 要：
电子档案；
信息时代；
素质；
要求 一、电子档案的定义 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为 历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各 种方式和载体的文件。顺应信息时代的潮流，档案工作也在 向现代化管理迈进，电子档案应势而生。所谓电子档案，是 指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相 互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

二、电子档案的特点 电子文件作为一种数字化的信息记录形式，具有区别于 纸质档案的明显特征。具体表现为：
1.可复制性。对于传统的纸质档案而言，档案就是原 件。而电子档案则是对传统档案观念的挑战，其可不断的复 制性，是电子档案区别于纸质档案最重要的特征之一。它可 以从一个载体复制到另一载体，可以从这台计算机传输到另 一台计算机，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。2.操作方便。形成档案之前的电子文件，其增、删、 改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的 整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的 检索更加方便。? 3.对计算机系统的依赖性。电子档案的生成是在计算 机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案 既看不见也摸不着。

4.实现资源共享。在计算机环境中，文件的形式特征 发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、 多方位的组合，不需要像纸质文件那样对其进行分类整理。

不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电 子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以 同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的 局限性，提高了档案的使用价值。

5.方便快捷。一份纸质档案只能在某时、某地让能够 接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和 网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的 时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算 的，二者在速度上的区别非常明显。

6.节约存储空间。无限增长的纸质文件与有限的存储 空间之间本身就是一对矛盾，而电子档案占据的极少量空间 能够很好地解决这一矛盾。电子档案几乎无重量和体积可言， 相比之下纸质文件就显得笨重了。? 虽然电子档案具有纸质档案无法比拟的优点，但也 存在着不稳定性、不安全性等缺点，这就对档案管理提出了 更高的要求。

三、电子档案管理的要求 1.档案人员要转变思维方式，更新观念。电子档案是 档案管理中的新生事物，一些人在思想上难以一时接受，或 者虽然接受了，但却将其只作为资料或副本保管，是档案管 理走进了误区。为此，要提高档案人员对电子档案重要性的 认识，使其摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维模式，建 立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由纸质文件的现 代观念向电子档案的“后现代观念”的转变。

2.档案人员要保证电子文件的可识读性。纸质文件能 保证信息的原始性和真实性，可识读性毋庸置疑。而电子文 件却不同，外表看来保存完好的磁盘，由于环境（硬件、软 件、加密、编码方式等）的变化，信息很可能具有不可读。

电子文件的信息内容是以特定的编码形式记录下来的，信息 技术的发展不断有新的编码替代原来的编码，电子文件各自 所有的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾 会越来越尖锐。

3.档案人员要确保电子档案的原始性。电子文档在保 存中容易被复制和修改且不易被发现，因此，保证电子文件 的原始性是保证其凭证作用的关键。电子文件的易更改性和 信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样，存 在着认定上的困难。因此，科学界定电子档案的原始性是档 案研究领域的新课题。

4.档案人员要加强对档案的集中统一管理。电子文件 其物理结构和逻辑结构往往不一致，同一个电子文件中的正 文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可 以在不同的载体上而不影响其正常显示输出，在电子文件的 传输载体转换等信息处理过程中，其物理结构经常发生变化， 而其逻辑结构却可以保持不变。这个特性，使其在管理上与 传统纸质档案的管理要有所不同。

5.档案人员要严保档案安全。要注意电子文件“物理生 命”与“信息生命”的保护。保护电子文件的“物理生命” 主要是防磁、控制环境的温湿度、防机械损伤。对电子文件 “信息生命”的保护是对档案管理又一新的挑战。物理状况 良好的电子文件也许有一天会无法识读；
保管“完好”的电 子文件也许内容失窃却一无所知。这些就是对电子文件“信 息生命”保护不当造成的。对电子文件“信息生命”的保护 应注意以下四个问题：保证电子文件的持续可读性；
防电脑 病毒；
控制网络中电子文件系统的安全；
备份处理，异地保 存。

总之，电子档案管理是信息时代下档案界的一次革命。

这就要求档案人员在掌握电子文档特点的基础上，提高档自 身的素质，结合档案管理的各个环节，提高自己驾驭现代信息技术的能力，加强电子文件方面的研究，以适应档案工作 不断发展的需要。

参考文献：
[1]傅荣校.档案管理现代化[M].浙江大学出版社. [2]冯惠领.电子文件管理教程[M].中国人民大学出 版社. 1