【分析加强建筑工程档案资料管理的具体措施】 档案八防措施

分析加强建筑工程档案资料管理的具体措施

建筑工程档案管理是建筑工程管理的核心工作，因此对于建筑工程的档案管理必 须要保证其安全性、完整性，做好建筑工程档案管理工作，使其在建设过程与管 理中发挥出积极作用，更好地为建筑事业服务。下文就当前我国建筑工程档案资 料管理中存在的问题进行分析，并提出具体的改进意见。

1.当前建筑工程大难资料管理工作存在的问题 1.1 相关人员档案意识薄弱。众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案 资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。

在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就 结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管 理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工 程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资 料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2 建筑工程档案资料管理质量低下。作为建筑工程管理的重要环节，包 括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件 资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的 数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工 程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。

不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况， 一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和 有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3 缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。因施工企业和建筑企业的不 重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企 业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益， 所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科 学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制 也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行 监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工 程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全 面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2.加强建筑工程档案资料管理的具体措施 2.1 提高对建筑工程档案资料管理的意识。当前我国建筑工程档案管理还 存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的 意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关 领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还 是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计 划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一 其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作 责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职 责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程 项目中发挥作用。

2.2 建立并完善档案资料管理的相关机制。缺乏完善的档案管理工作机制 是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要 求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事 日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案， 这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人， 并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工 作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作 是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽 快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档 案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开 拓企业的服务领域。

2.3 明确分工，协调相关业务。建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间 长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又 与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国 家颁布的相关规定以及_系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握 与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好 地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程 档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交 工程阶段，需要特别注意移交级管理主要包括：低保户向乡镇提出申请，填写城乡居民最低生活保障审批表，提交居民户口簿复印件、家庭成员证明以及赡养、 抚养证明；
居民身份证复印件；
家庭收入证明；
残疾证明等；
经街道、镇政府民 政部门进行审核，提出意见，最后报县民政局审查做出联审联批决定。若审核通 过，县民政局根据低保对象花名册、低保对象分类统计表，低保金统计表划拨凭 证等相关的低保资料进行低保金社会化发放操作，并定期对低保户进行检查、临 时抽查。由此可见，低保户的审批过程经过民政部门三个层面：社区、镇、县级 部门，由于每个部门针对管理低保档案资料不同，在进行管理工作的同时，应该 对低保档案进行规范管理，这样才能更好地保障档案完整性，从而能保障低保工 作顺利进行。而日常管理类档案是在分级管理工作中所形成的，是对各类档案进 行日常管理，低保对象申报材料审批后，以户为单元建档，实行_户_号制度在低 保户存在期间，民政部门可根据实际情况对低保户的低保金进行停发、增发、减 发等，实施动态监管。档案的管理人员必须对低保家庭经济状况变动表、收入证 明、情况说明、审核材料、调查情况等资料进行归档，并装订成册，实行有效管 理。

2.4 打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。建筑工程档案管理工作 离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。

由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了 更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关 专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行 自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

3.结语 总而言之，建筑工程的档案资料管理对于建筑企业来讲非常重要，因此， 通过建立和完善相关的档案管理机制，提高管理人员的档案管理意识，明确好各 项分工，聘请专业的人员进行管理，全面提高建筑工程档案资料管理的有效性。

作者：刘元元（中铁一局集团建筑安装工程有限公司）