某公立医院行政管理人员的时间管理调查与建议_时间管理建议

某公立医院行政管理人员的时间管理调查与建议

在医院行政管理过程中，应该运用相关的管理理论和手段，对人、财、 物、信息、时间、文化等资源，进行计划、组织、协调和控制，以优化医院的资 源配置，使医院经营管理获得最佳的综合效益。目前对人力资源、医院经营和信 息化管理等方面的研究比较多，“PDCA循环管理理论”、“绩效管理”、“SWOT分 析”等一系列先进的管理方法也为行政管理领域增添了新的内容，但针对“时间” 这一弥足珍贵的资源的研究则相对匮乏。时间是客观存在且绝对固定的，但不同 的人对待时间的态度及管理时间的方式却存在很大差别。时间管理是个体在正确 认识时间的基础上，在有限的时间内合理地计划、控制和分配任务活动，达到时 间与活动的最佳结合状态，以有效地完成既定目标，克服浪费时间内外因素的过 程[4]。时间管理也是个体的一种人格倾向，是个体在对待时间功能和价值上， 在运用时间方式上所表现出的心理和行为特征[5]。个体的时间管理倾向渗透于 日常生活中，体现在利用和运筹时间的具体行为中。公立医院的可持续发展对行 政人员管理工作的要求不断提高，导致时间紧迫感倍增，迫使他们必须具备科学 管理时间的能力。加强公立医院行政管理人员时间管理的过程，其实也是改革公 立医院管理体制和优化公立医院运行机制的过程，针对公立医院行政管理人员的 时间管理研究不可或缺。

研究对象与方法 1.研究对象。对南京市某公立医院行政管理人员进行调查，发放105份问卷，收回96份， 有效问卷为87份，卷有效率为82.9%。对该院的医生进行随机抽样,共发放95份， 回收83份，有效问卷75份，卷有效率为79.0%。按同样的方式，在该院的护士中 发放95份问卷，回收89份，有效问卷81份，卷有效率为85.3%。

2.研究工具。本研究以黄希庭和张志杰（2001)编制的青少年时间管理 倾向量表为原型，由于测量群体差异性而进行了适当修改。问卷采用Likert5点自 评式量表，从“完全不符合”至“完全符合”分别评定为1-5分。量表有44道题， 由3个分量表构成，包括时间价值感量表、时间监控观量表和时间效 能感量表。通过调查获得的数据对新量表的信度进行检验，测得a系数如表1所示， 可见该表信度良好，可以反应该公立医院行政管理人员的时间管理倾向及其子维 度的特征。此外，要求研究对象填写性别、年龄、工龄、学历、是否兼职临床工 作等资料。据处理。采用epidata对数据进行录人，并用SPSS17.0对数据进行分析 处理。

研究结果 1.该公立医院行政管理人员在时间管理倾向及其子维度、各因子上的 得分。

从表2可知：
1.1该公立医院行政管理人员的时间管理倾向均值为3.9060，得分较高， 时间管理情况较好。

1.2在时间价值感维度上，个人取向和社会取向得分均较高，说明他们普遍有较为正确的时间价值观，巳经意识到时间的短暂性，重视时间对个人以 及社会的价值。

1.3与其他两个维度相比，在时间监控观维度上，该院行政管理人员 得分相对较低。在其中五个因子中，该院行政管理人员在设置目标和反馈性两个 因子上的得分较低，说明他们目标不清晰，反馈性较差。优先级和时间分配两因 子的得分较高，说明他们能比较好的认识事情的优先顺序，也能做出合理分配。

而计划这个因子则处于中间。

1.4在时间效能感上，得分也较高，表示该院行政管理人员对时间管 理的信心较强，对时间管理行为能力的估计也较为充分。

2.分别以性别和是否兼行政工作作为自变量，以时间管理倾向及其子 维度的得分为因变量，进行独立样本T检验。

如表3和表4所示，经方差方程的Levene检验得男女两组、是否兼行政 两组在时间管理倾向及其子维度上的得分均满足方差齐性；
进一步分析得该院不 同性别的行政管理人员在时间管理倾向及时间监控观、时间效能感两维度上的得 分存在显著差异，在时间价值感维度上的得分不存在显著差异；
是否兼临床则对 该院行政人员时间管理倾向及其子维度的得分没有影响。3.学历、年龄、工龄与 时间管理倾向及其子维度得分的相关分析 由表6可知，该院行政管理人员在时间管理倾向及其子维度上的得分 高于该院的医生和护士组得分。由表7和表8可知，该院行政管理人员在时间管理 倾向上的得分与医生和护士两组的得分存在显著差异，而后两组间不存在显著差 异。同理，该院行政管理人员在时间价值感、时间监控观和时间效能感上的得分 与医生和护士两组的得分存在显著差异，医生与护士组间不存在显著差异，此处 不再赘述。讨论 1. 时间监控观有待提高。该院行政管理人员普遍重视时间的价值， 有较强的信心利用好时间，对时间管理行为的估计也较为充分，但他们在时间监 控方面的表现却不尽如人意。时间监控观是个体利用和运筹时间的观念和能力， 是时间管理倾向这三个维度中可操作性最强的一个，是一个人进行时间管理的具 体的实施阶段，它体现在一系列外显的活动中，时间管理的技巧正是在这一阶段 中具体体现出来W。该院行政管理人员在时间监控观上的问题，正意味着公立医 院行政管理人员的时间管理技巧有待完善。

2. 性别差异。该院行政管理人员中，男性在时间管理倾向及时间监 控观、时间效能感两维度上的得分显著高于女性。虽然同在公立医院的行政管理 岗位，但男性和女性的工作存在一定差异，决策层中男性的比例较高，负责制定 目标和安排任务，而女性更多的是处于执行层，较多地是执行上层指派的任务， 实际运筹和管理时间的能力相对较弱，也较少得到锻炼。另外，由于生理和社会 分工的差异性，相对男性而言，女性花更多的精力和时间在家庭方面，时间紧迫 感更甚，用于制定目标、交流反馈等的时间更是挤不出来，时间管理情况自然要 比男性稍差一些。

3. 学历影响。本次调查显示，该院行政管理人员的学历与其时间管 理倾向、时间监控观的得分存在显著正相关，而与时间价值感、时间效能感的得 分不存在显著相关。学历在某种程度上代表了个体的知识储备，掌握信息的主动 权，学历越高的人可能更容易接受和运用新知识，思维更具开阔性，自我控制能 力可能也较高，能运用较为系统的知识妥善处理各事务之间的关系，更善于安排 计划和设置目标等，故而在时间监控观维度上的表现要较低学历者更胜一筹。

4. 该院行政管理人员的时间管理能力优于医生与护士组。该院行政 管理人员在时间管理倾向上及子维度上的得分显著高于医生和护士组，说明较临床工作人员而言，他们更加重视时间对于个人和社会的价值，管理时间的能力和 信心都更强。正所谓“术业有专攻”他们作为管理人员对于“时间”这一管理要素自 然掌握更多的知识和技巧，也更能为自己所用。他们也会在非工作时间自主学习 更多的管理知识以更新自己的知识储备，这正响应了公立医院改革中倡导的管理 队伍职业化的要求。

建议 时间管理理论的核心是人的自我管理，学习时间管理的目的，是加强 自身管理，而不是单纯地提高工作效率。个体的时间管理倾向是遗传与环境交互 作用的结果，时间管理上的行为习惯也是在长期的生活中形成的[5]。时间管理 研究巳经证明，可以在后天的培养学习过程中不断改善时间管理倾向。试图将该 院行政管理人员在时间监控观上的问题迅速解决是不切实际的，时间管理技巧的 培养应是一个长期且循序渐进的过程，可以从个体和医院两个角度来培养他们建 立适当的时间管理策略，着重用时间管理知识武装自己，从而提高他们的时间管 理能力。

1.加强公立医院行政管理人员对时间的自我管理 1.1明确目标。通过调查显示，该公立医院行政管理人员目标不清晰， 甚至没有目标。汉语字典中，对于目标的解释是：想要达到的境地或标准。没有 明确的目标，则往往缺乏导向性和内部动力，这是造成该院行政管理人员时间利 用效率不佳的主要原因之一。制定目标往往需要结合自身能力、性格和科室工作 特点等多方面因素考虑，应当遵循SMART法则：
specific明确的：即目标的范围是明确的而不是宽泛的；
measurable可 度量的：即最终实施的目标需简化为实际的、可衡量的小目标；
attainable可实现 的：目标应当是可实现的而不是理想化的；
result-based结果导向的：目标应该基 于结果而非基于行动或过程；
Time-based时效性：即目标应当有时间限制。1.2制定计划。众所周知，管理是有计划、有目的过程，制订科学合 理的计划可以大大节省时间。任务分析是制定计划过程中颇为关键的一步。可以 运用“色拉米战略”将任务分成多个单独的部分，根据每个部分所需的时间及其重 要性安排出处理的先后顺序，然后逐步完成任务。对于各类工作的具体协调和处 理，则应当学会运用艾森豪威尔原则，即：（1)对于重要又紧急的突发事件，要 管理者本人亲自、立刻处理；
（2)对于重要而不紧急的，则要管理者本人花最多 的时间去进行战略规划；
(3)对于紧急而不重要的工作，要减少对其所花费的时 间，也可以酌情委托给下属去处理；
（4)对于不紧急也不重要的工作则可以不去 处理。在分析工作任务的基础上，初步估计每项工作需要耗费的时间，进行时间 定量分配，制订出时间消耗标准。最后将时间分段，尽量将需要集中精力、重点 的、难度大的事情安排在精力旺盛的时段完成。

1.3实施控制。有了计划之后，需要控制行为予以支持，确保所制定 的目标和工作计划得以落实。彼得.德鲁克提出通过记录自己的时间、管理自己 的时间和集中自己的时间来进行时间管理。时间管理的起点是明确了解时间消费 的现状，利用记事本将每天的时间花销记录下来，如同记账一样，按时间先后做 成时间表，使得工作内容和时间花费都有案可查；
同时也要保持时间利用的连续 性，管理好电话和电脑等通讯工具，避免不必要的干扰。

1.4增强反馈性。每天工作结束后，检查记录时间消耗的记事本，对 全天的工作进行整体回顾，反思工作完成情况，与原工作计划的差异，剖析时间 的使用情况，评价时间花费的有效性等等。积极找出其中的问题，在必要的地方 进行及时修正和调整。非常重要的一点是，可以利用医院内部网加强同事之间的 合作交流，学习借鉴彼此的时间管理技巧，相互监督，减少工作中不必要的时间 消耗。

2.医院在促进时间管理方面的作用。环境对于个体时间能力的培养至 关重要，公立医院应该加强对行政管理人员时间管理的教育活动，提供平台来指 导他们对时间进行妥善管理，并规范其时间管理行为。2.1强调制度建设。目前，在对公立医院行政管理人员的 考核指标中，还没有针对时间管理行为的内容。时间管理能力的优劣 应作为考核行政管理人员的指标之一，对于表现优异的职工可采取一些激励措施， 强化其改善时间管理行为的内部动机。在医院行政管理中应大力加强制度建设， 做到用制度管人，使行政管理人员的各项工作都有章可循、有制可依。公立医院 的行政管理工作有其特殊的周期性，医院每年的教研活动和聘用工作等都会呈规 律性、周期性变化，通过制定详细的制度来指导和规范各项管理工作，可以帮助 行政管理人员节约大量时间。

2.2培训。公立医院应该增加时间管理技能方面的培训内容，开设短 期时间管理培训课程，将职工进行时间管理技能训练作为培训的新视角。培训可 以采用专题讲座、经验交流、自主学习活动等多种形式来进行，帮助行政管理人 员在实际工作中自主制订工作计划，合理安排时间，掌握时间管理策略，养成良 好的时间管理习惯，进而提高他们的工作效率和生活质量。