宏观视角 基于宏观视角下探析国家典型的企业档案管理模式

基于宏观视角下探析国家典型的企业档案管理模式

一、国外几种主要的企业档案管理模式 1.国家管理模式 国家管理模式是指由政府设立专门的国家级别的企业档案保管机构来管 理全国范围内的企业档案，它将收集、存储与科学利用企业档案视作一种文化行 为。随着时间的推移，企业档案的行政和商业作用逐渐减退，而其对社会的文化 价值则成为构成国家管理模式的重要基础。

丹麦是企业档案国家管理模式的典型代表。1948年，丹麦建立国家企业档 案馆（theDanishNationalBusinessArchives)。1962年，丹麦国会法案规定国家企业 档案馆收集的档案应“在学术研究或社会文化方面从整体上具有可观的重要性， 尤其是要触摸到社会的特征和问题”，并制定了详细的收集标准，为其收集活动 确定了文化视角。1992年，丹麦议会通过了《丹麦档案馆法案》 （TheDanishArchivesActof1992)，要求成立国家公共档案馆集群，此后丹麦国家 企业档案馆成为该集群的一员。该法案还规定移交到公共档案馆的档案满30年可 以为公众利用，涉及到个人敏感信息的材料可以延迟到50年或80年。这些规定促 进了丹麦社会对经济历史的研究。丹麦国家企业档案馆的运行资金由公共财政提 供，主要是丹麦政府及奥胡斯市（档案馆所在地）的财政拨款；
另外，还有一些 研究基金会和公司提供部分赞助资金，但这些捐款一般用于特殊目的，如特殊的 研究项目或出版活动，这就避免了因私有赞助取消而出现无法运转的现象。丹麦 国家企业档案馆虽然不是私有档案的唯一保存场所，但却是唯一致力于私有档案 管理的公共机构，因此它被赋予对丹麦私有档案整体上的监管任务。

世界范围内，像丹麦这种国家管理模式的企业档案管理并不多见，但在一 些地域较广的国家，类似的区域模式因地域上更易操作而在许多国家都有成功的 案例。在德国，最早负责保存地区内企业档案的经济档案馆已有约百年历史，它 们大多由工商会出资建立，主要保存那些破产、倒闭公司的档案以供科学研究之用。目前德国共有十几家经济档案馆，负责收集德国所有地区破产企业的档案。

法国文化部以鲁贝为基地建立的劳工档案中心，是一个国家性质的保管企业档案 的公共机构，收集不同企业、贸易团体的档案。

2.企业管理模式 企业模式是鉴于档案对企业的关键性作用，由企业自身开展档案管理项目， 根据实际情况集中或分散管理本企业的档案信息资源。其驱动因素并非公共利益 或研究兴趣，而是帮助企业实现商业目标、构建企业文化、提升公司声誉，为企 业的经营发展服务。一般在国外采用该种模式有三种原因：档案被某些员工或部 门收集，但却无法满足及时而高效的档案利用需求；
管理层希望企业历史得以保 存；
周年纪念活动促使企业建立档案馆以回顾过去的成就、展望未来的目标。

在美国，很多企业是民营或私营企业，这就决定了大部分企业档案属于私 有财产，很少有国家性质的公共保管机构安排资金和人员接收企业档案，国家行 政组织不以任何形式干预企业档案工作，不制定统一的管理体系、标准和要求， 更没有企业档案的联邦立法，只要法律许可，各企业完全根据实际需要自行设立 档案部门。一些财力较好、规模较大的企业均在内部设立档案馆，如美国电信公 司档案馆设在公共关系部、摩托罗拉公司档案馆隶属于人力资源部、IBM公司档 案馆则附属于秘书室。在英国，一些小型企业的档案一般由公司普通职员或退休 人员利用网站指南和最佳实践建议来管理；
大型企业往往雇佣专职档案工作者建 立现代企业档案管理项目，这些专业的档案工作者具有研究生水平并进行过专业 注册，企业可以在专业出版物或档案协会网站上刊登招聘启示。

目前，全世界许多国家普遍采用企业模式管理自身的档案，使其能被内部 员工方便快捷地利用以创造价值。实际上，企业内部对档案的需求最大，一般占 70%—90%的比例。但美国档案学者DavidKirsch对该模式提出了担忧，他认为由 于大部分企业并不能认识到档案的历史价值，因此这些企业的证据性记录可能会 使未来的学者、政策制定者及感兴趣的公众失望[3]。另外，资金也是开展企业 档案项目的一大挑战。企业档案项目与企业经济实力密切相关，尤其在企业经营 状况不景气时，企业内部档案保管机构就会面临生存危机。因此，档案工作者需 要通过创新服务证明企业档案的价值以赢得发展资金；
而且，国外一些大型公司 正积极将企业档案馆变成盈利部门，如Coca-Cola公司。

3.社会管理模式社会管理模式主要指既没有全国性专门组织收集域外瞭望企业档案，企业 内部也未开展档案项目，而是将档案寄存到商业性外包公司或移交给大学、公共 图书馆、档案馆、历史协会或遗产基金会等社会性公共机构。

在国外，有些企业无力或不愿自行保管档案，但又想让这些档案得以保存， 通常会采取此模式。商业性文件中心是社会管理模式比较常见的一种，它是私人 创办的以赢利为目的的寄存机构，配备现代化存贮设施，专门为企业提供档案寄 存服务，档案所有权仍属于企业且不对外公布。美国企业档案商业外包服务发展 得已较为成熟和完善。据估计，美国有约2000家文件管理公司，市场渗透率达40%， 以IronMountain和RecallCorporation两家跨国型商业性文件中心最具知名度。前者 在全球37个国家和地区建立了600多个分支机构，拥有12万客户；
后者在21个国 家和地区建立了300多个分支机构，拥有8万客户。

除提供保管业务外，商业性文件中心还提供其他服务，如美国“历史工厂” （HistoryFactory)面向所有企业，通过签订合同，提供场地保管、加工制作录像 片、编辑出版物、举办展览等服务。

在国外，很多社会性公共机构将企业档案作为馆藏的组成部分。英国基于 工业革命以来企业通过纳税、创造就业机会为社会做出的贡献，认为公共机构有 道义上的责任保管企业档案。英国企业基于法律和财政考虑，在两种情况下将档 案移交给公共部门：一是捐赠，企业因此放弃对档案的法定权利，如知识产权（但 享有优先利用权），接收方将完全对馆藏负责；
二是寄存，企业保留所有权，但 需一次性或持续性地支付保管费用。如Penguinbooks自1960年首次将档案捐赠给 Bristol大学档案馆后，就定期将广告素材等进行移交；
Bogle-LOuverture出版公司 在2005年将政治和文学档案寄存在伦敦市档案馆；
而英国国家档案馆企业档案建 议经理会帮助企业寻找合适的公共部门合作方。再如澳大利亚，其国家和州图书 馆的档案和手稿收藏部、国立大学的诺埃尔•巴特林档案中心及墨尔本大学档案 馆等，都是企业档案公共管理模式的成功典范。档案馆是澳大利亚联邦政府文化 捐赠项目的合法捐赠地点之一，符合价值评估标准的企业通过捐赠档案可获得税 收优惠，这种激励政策使得企业乐于将档案捐赠给公共机构。

无论是商业性还是公共性的企业档案社会化管理模式，都使得企业档案能 够被专业地分类并完整地管理，一定程度上避免了企业自身保管的弊端。而向公 共机构捐赠档案，既利于企业档案遗产的公共利用，又能使企业从中获益。

二、对国外几种企业档案管理模式的看法1.管理模式因国、因企而异 企业档案管理模式与一国的社会制度、政治经济体制、文化传统、社会心 理等因素密切相关。总的来说，上述三种管理模式各具特色：国家管理模式适用 于单一制、规模较小、中央政府权力较大的国家，主要是基于社会记忆完整性目 的为全社会保留珍贵的文化遗产；
企业管理模式适应性较强，自发性较大，档案 管理业务活动灵活；
社会管理模式作为前两者的补充，可以保障企业档案能够被 专业系统地保存。具体到每一个国家，其企业档案管理模式并非相互独立，而是 兼容共存，国家管理模式虽然比较少见，但像美、英、德、法、日等国，企业档 案管理的社会模式和企业模式同时存在，而且即使一个企业也不完全实行单一模 式，如美国福特公司档案馆提倡自行管理所产生的档案，同时又将部分档案捐赠 给亨利•福特博物馆。可见，管理模式只是手段，目的在于企业档案价值的实现， 所以，对管理模式的选择既要考虑企业利益，又不能忽略档案对社会的价值。

2.企业档案服务以商业利益为主，兼顾公共利益 在国外，企业档案管理主要服务于两个方面一一首先也是最主要的是商业 利益，其次是公共利益[6]。企业档案管理模式要兼顾企业档案商业的、行政的、 法律的价值及其社会的、文化的和历史的重要性。国家层面上，英国、澳大利亚、 加拿大等国萌确将企业档案视为国家财产；
企业层面上，国外很多公司一定程度 上提供档案的外部利用服务，对来自学者、媒体及社会公众的利用请求予以回应， 作为企业履行社会责任的体现。如英国电信（BT)公司的“联系地球”计划，将档 案馆内上千张具有历史意义的图片公布于世；
ATT档案馆与历史中心被认为是美 国最大的企业档案馆，在档案产生30年后许可用于学术研究；
德国西门子公司档 案馆供媒体和科研机构的外部利用占到20%。

3.设立企业档案协会加强企业档案管理工作 在国外，无论哪种管理模式下的企业档案管理都没有国家行政部门的监督 指导，而企业档案协会在增进企业间的沟通交流、企业档案保管机构间管理经验 的研讨等方面起了重要作用。如：日本企业史料协会发布《企业档案馆指南》详 细记录全国范围内的企业档案保管信息；
美国档案工作者协会自发设立企业档案 工作处，每年不定期地召开企业档案工作研讨会；
英国企业档案协会参与制定国 家企业档案战略，保证企业档案的收藏活动能够代表英国多样性的经济面貌。此 外，德国经济档案联盟、意大利基金会、法国企业档案安全保护委员会等，在其企业档案趋于理性、科学的管理上发挥着重要作用。

4.商业性文件中心使企业档案工作趋于集约化 与我国各级档案馆挂牌设立的档案寄存中心和在工商局注册成立的档案 寄存或服务中心相比，国外完全商业化的档案托管公司是独立核算、自负盈亏的 社会服务机构，其作为市场竞争的主体，通过提供专业服务、收取费用维护自身 的生存和发展。这种商业性文件中心使企业档案管理趋于集约化，往往能够促进 健康的企业档案托管消费以及良性社会评价机制的形成，从而节省企业档案的管 理成本。

三、结语 国外的企业档案管理模式有其先进独特之处，也有其不足。由于国情差异， 我们不可能效仿或照搬国外某种管理模式，而只能结合我国国情，不断学习、借 鉴、探索，为今后的研究和实践提供思路。但无论中外，企业档案管理只有围绕 国家利益及企业需求不断变革创新，在协助企业实现发展目标的基础上证明自身 的社会价值，这才是企业档案工作可持续发展的动力。

作者：闫静（山东大学历史文化学院/济南/2501 00）