[提升高校二级学院办公室行政管理效能的“三严] 为什么不能上二级学院

提升高校二级学院办公室行政管理效能的“三严

2014年3月9日，习近平总书记在中华人民共和国第十二届全国人民代 表大会第二次会议安徽代表团参加审议时，在关于推进作风建设的讲话中，提到 “三严三实”的重要论述，即严以修身、严以用权、严于律己，谋事要实、创业要 实、做人要实。虽然只有短短十六个字，但对于高校行政管理工作而言,发挥有 效的指导作用，引导行政管理工作者把工作做好、做实。

―、学院办公室主要职能及特点 (一）主要职能。

学院办公室是学院的中枢机构，是学院对内实施行政管理工作和对外 开展交流合作的窗口部门。主要职能有：院领导的日常秘书工作及公务活动安排;
学院决策和重要事项的督办，各职能部门的协调;公文起草、运行、审核;机要文 件、内部资料和学院印章的管理；
学院重要会议和重要活动的组织、协调；
接待 院外重要来宾及对外联络工作；
人才引进及人事招聘工作;职称评聘工作;外事工 作等。办公室工作职能总结起来就是组织运转、参谋助手、内外协调三个方面。(二）主要特点。

学院办公室是关系到学院工作能否顺利开展的咽喉通道，具有不可言 喻的重要性，其特点主要有：服务性、琐碎性和复杂性。

1.服务性 学院办公室最基本的特点是服务性，主要体现在以下几个方面:一是 服务领导。领导是一个学院发展的灵魂,处于整个学院管理系统的核心地位、主 导地位、决策地位，在学院一切工作中具有强大影响。但领导只是一个宏观把控 者,决策的具体实施要由办公室行政管理人员进行。因此，办公室行政管理人员 要从整体着眼，把握领导意图，协助领导顺利完成各项工作。二是服务师生。学 校是教书育人的地方,学院办公室的职责之一就是服务教师和学生，解决教师和 学生各类问题,让教师专注于教书、专注于科研，学生专注于学习，保证教与学 有序进行。三是服务部门。学院办公室作为学院的综合办事机构，需要与学校各 部门进行工作交流，学校各部门在解决学院问题的同时，也要完成学校各部门安 排的工作，这些都通过学院办公室完成。

2.琐碎性 琐碎性是办公室行政管理工作的最显着特点。从日常工作看,办公室 工作都是一些琐碎的小事情，如人事招聘时的资格审查、公示发布、面试通知发 布(包括考生与评委）、组织面试、提交材料(包括找多个部门领导签字）等，这 些环节看似简单,但如果有一个环节出错，就会对整个面试结果产生极大的影响。

因此，办公室的工作虽然都是琐碎的小事情，但要认真对待。

3.复杂性办公室行政管理工作工作任务繁重、工作关系复杂、工作目标模糊气 其复杂性主要表现为:一是工作内容方面，办公室行政管理工作涉及面广，文案、 人事、外事、财务、接待、甚至生活日用品的购买和发放等，每项又包含很多内 容，如人事工作涵盖人才引进、人事招聘、职称评聘、各类荣誉申报、教职工考 核等,工作内容极其复杂;二是行政管理繁杂。行政管理工作与其他工作不同，没 有既定的工作内容、工作目标，没有固定的方法和模式，只要按时完成规定的任 务就可以。这就决定了行政管理工作随时都有可能是一个全新的工作，对行政管 理人员的能力有极高的要求。

二、学院办公室行政管理存在的问题 目前，我国高校二级学院办公室行政管理工作总体能达到上呈下达的 目的，在学校和师生之间起到良性沟通的作用,方便学校各项活动顺利开展。但 办公室行政管理仍然存在一些问题，主要表现在以下几个方面：
(一）工作人员素质有待提高。

髙校行政管理人员应具备的素质主要有:政治思想素质、业务素质、 心理素质。由于学历、年龄、资质等各方面的原因导致行政管理人员素质参差不 齐。有的人员政治思想素质较差，政治方向不明确、思想不端正；
有的人员心理 素质较差，不能积极乐观地面对工作生活中遇到的问题;有的人员业务素质较差， 不具备基本的业务能力，不能确保行政工作有效开展0]。所有这些都会影响工作 顺利开展，因此需要提高工作人员的素质。

(二)分工不够明确，责任模糊。目前高校行政管理存在部门交叉、分工不明确等问题,严重影响高校 行政管理的效率和质量。分工不明确就会带来部门之间、工作人员之间相互推倭、 不作为现象，出现问题时出现责任推脱现象，严重影响学院日常工作的有序开展。

(三）考评奖励机制不够完善。

当前，高校传统思想是“重科研、轻管理”，专任教师的工资有多个组 成部分,其工资比行政管理人员高。同时，科研项目的申请、论文的发表、专利 的申报、与企业的科研合作及各种荣誉的获得都会给专任教师带来不少收人，哪 怕职称评聘也比行政管理人员来得容易，导致高校行政管理部门长期得不到重视, 事业上升通道狭窄，收人低于专任教师,管理人员工作缺乏积极性和主动性,影响 工作质量。因此要完善考评奖励机制，激发行政管理人员的工作热情，提高工作 效率和质量。

三、提升学院办公室行政管理效能的“三严三实” 三严三实包括:严以修身、严以用权、严于律己，谋事要实、创业要 实、做人要实。

(一）严以修身，提高人员素质。

严以修身就是要求办公室行政管理人员自觉加强党性修养,坚定理想 信念,把握政治方向，提高党的觉悟。加强教师道德建设，遵守师德规范，遵守 高校规章制度，不受名利诱惑，抵制一切浊气；
自觉加强心理素质，以积极乐观 的心态坦然面对压力与不公，坚定做好本职工作的信念；
自觉加强业务素质能力， 包括管理能力、沟通能力、表达能力、协调能力及创新能力等，只有具备基本业 务素质,才能妥善安排并落实相关管理工作内容,并协调好各部门之间的关系，确 保学院行政管理工作顺利开展。(二）严以用权，创造公平环境。

严以用权就是要求办公室行政管理人员严格按照学校规则制度办事， 不搞特权、不以权谋私，必须做到“公正用权、依法用权、廉洁用权”,把行使权 利的过程当做为师生服务的过程，努力创造公平的工作环境，做到让人心服口服， 反过来让他人积极配合你的工作。否则，越权违规、暗箱操作现象风行，只会使 学校的规则制度沦为一张白纸，不再有任何威严可言，其结果必然是管理混乱、 校将不校同时,学校要建立健全考评奖励机制，创造公平的待遇环境，只有这样 才能充分调动每一个管理人员的工作积极性，才能充分发挥每一个管理人员的主 观能动性。

(三）严于律己，树立行为典范。

严于律己就是要求办公室行政管理人员慎言慎行，说的每一句话,做 的每一件事都要合乎法律、合乎道德、合乎情理。要勤于自省,遵守党纪国法校 规，不以恶小而为之,做到为政清廉，以规范为准绳,使行政环节做到井然有序, 确保行政质量稳步上升。

(四)谋事要实，保证工作质量。

谋事要实就是要求办公室行政管理人员从实际出发谋划工作，做到 “出实策、鼓实劲、办实事、不图虚名、不务虚功”,做到各方面工作符合实际情 况、符合客观规律,不好高骛远，不脱离实际，只有这样才能保证工作质量和效 率，才能保证工作顺利完成。

(五)创业要实，推动学院发展。创业要实就是要求办公室行政管理人员在发展学院的过程中除了有 高瞻远瞩、运筹帷幄的理念外,更重要的是脚踏实地，一步一个脚印地完成。根 据学院实际情况，实事求是,制定发展规划，实现发展目标。在前进道路上可能 遇到各种各样的问题,我们要勇于面对问题、分析问题、解决问题,做事不“飘”,不 “浮”,不“躁”,要稳扎稳打地朝目标前进，努力创造出经得起历史检验的实绩。

(六)做人要实，提升服务质量。

做人要实就是要求办公室行政管理人员对党、对事业、对同事、对工 作忠诚老实。唯有忠诚于党、忠诚于事业,才能更好地专注于工作。只有全身心 投人到工作中,才能更好地发挥自己的才能，促进学院发展与进步。对同事要诚 心以待,搞好同事关系，创造轻松、愉悦、互帮互助的工作氛围。办公室工作对 象复杂，包括全院师生领导、学校各部门工作人员、校外来访人员等,工作内容 繁杂琐细，包括人事、财务、文案、接待等，面对如此繁杂的工作对象和工作内 容,行政管理人员需要具备良好的工作心态和服务意识，一切“虚浮懒散、老爷作 风、衙门习气”都是不可取的。

说到底，办公室就是学院的办事窗口，是流汗水、掉泪水、废墨水、 整天操心的部门，但也是创业兴业的地方，是一个炼石成钢的大熔炉。只有将习 近平总书记的“三严三实”理论运用到高校办公室行政管理中，才能有效提高办公 室行政管理效能三严”用以提升行政管理者的素质，“三实”用以取得行政管理实 效。

黄剑飞(福建农林大学材料工程学院，福建福州350002)