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【文书的行政管理与质量监控】 护理文书质量标准

来源:开学 时间:2019-10-19 08:07:08 点击:

文书的行政管理与质量监控

文书的行政管理与质量监控 文书处理工作直接关系到公文质量的好与坏,一定程度上反映了一个 企业的工作水准和严谨程度;
公文流转的快与慢,又反映了一个企业的管理水平 和工作效率。以文办事时,拿出去的公文就是一个单位的名片,是一个单位对外 给人的第一印象。一个企业的公文质量一定程度上又取决于本单位的公文处理人 员。

1.文书管理的概念 通常文书都是指组织或者个人在工作或者活动中使用的一些格式特 定、内容系统、体式完整的文字材料。主要包括工作简报、电讯、图片、图纸、 报表、纪要、通讯、会议记录、讲话稿、文件、书面和口头记录等形式的材料。

一般可以将文书分为私人文书和公务文书两种类型,统称公务文书为公文,它是 国家机关在处理政务的时候用来记载各种活动、交流经验、报告相关情况、指导 与商谈工作、请示与回复问题,传达与贯彻政令指示、颁布命令决定的文字材料。

作为综合性管理技术的文书管理,己经被广泛地运用于现代各种综合场合的资料 整理当中。管理不仅是行政机关管理的重要组成部分,同时还是提高行政工作质 量及效率的重要内容。

2.当前文书的行政管理与质量监控中存在的问题 (1) 由于企业规模不断扩大,新上项目新增人员年轻化,缺乏实际工 作经验,职业培训没有及时到位。文书处理工作人员素质和业务水平有待提高。

(2) 公文处理过程中,不规范的现象时有发生。发文办理文种选用不 正确,标题使用不规范,公文撰写质量不高,公文审核制度执行不严,联合发文 主办部门沟通不到位,排版不规范,发送对象不准确,公文发送渠道违返保密规 定;
收文办理不及时,业务部门相互推倭导致文件分发困难,文件崔办不到位,0A系统里的崔办节点形同虚设,电子公文管理制度不健全等等。

(3) 随着社会的飞速发展,信息化管理规范程度不断提高。网络自动 化办公系统,在企业文书处理工作中日趋成熟。0A系统、电子公文,给公文处 理工作带来快捷方便的同时,随之而来的是给一部分不懂电脑的同志带来困惑, 从系统操作、到文字录入步步维艰,从而影响到工作效率。

3.文书的行政管理与质量监控措施 3.1强化政治学习,有效提升政治素质 身处文书处理工作岗位,文书人员必须加强科学理论学习,强化思想 政治学习,坚决拥护党和国家的方针政策,遵守企业规章制度,以先进思想武装 自己的头脑。同时,作为企业员工,需认真学习领导讲话,学习企业经营理念、 发展战略和企业文化理念,为企业发展贡献一份力量。

3.2坚持敬业、负责的工作态度 文书处理工作较为繁琐,需要文书工作人员保持仔细、负责、敬业的 工作态度,由于文书工作关乎企业发展、领导决策及企业中心工作,具备极强敏 感性、政治性。因此,对于文书处理工作,出现任何疏忽,均会对企业发展造成 严重影响,具有重大责任。

3.3坚持细心与耐心 3.1.1文书工作细心。就是要做到文书处理一丝不苟,确保小事不漏与大事不误,善于细心观察,事先发现隐患,及早排除险情。由于文书处理环节复 杂,若工作不细致或不专心,极易发生问题,对企业造成不可估量的损失。而且 文书处理工作属于事务性工作,劳动量较大,重复性较高,缺乏新鲜感,文书人 员极易产生疲倦感,进而发生差错。所以,文书工作人员,必须时刻牢记职责, 具体工作中,做到戒骄戒躁,做到周密思考,努力提升工作水平。

3.1.2文书工作耐心。就是要对琐事耐心,静心处理工作,由于文书处 理工作需协调较多关系,无法避免棘手问题,需要文书人员反复协调、沟通,保 持足够耐心,不然无法做好文书处理工作。因此,文书工作越是忙碌、繁多,文 书工作人员就要条理分明、不急不躁,要坚持不厌其烦的精神,耐心战胜困难。

4.遵守准确、安全的基本原则 (1) 文书处理工作准确。就是要求文书质量,准确作为文书处理的基 础、生命线,文书质量对文书效用具有直接影响。在拟制文书时,按照国家法律 法规,确保格式规范、观点正确。文书处理时,确保作风严肃、手续齐全与程序 完整。为保证文书处理准确,需制定公文处理办法或规定,规范文书处理程序。

(2) 文书处理工作安全。就是要求文书的安全管理,体现文书政治性, 尤其对于涉密文件,必须完善处理与拟制机制,建立秘密文件专用通道,及时消 除不安全隐患。目前,网络泄密现象较为严重,因此要确保网络文书内容不被篡 改、窃取。同时,确保文书实体安全性,文书字迹必须工整,材料应耐久,降低 文书自然损坏、人为损坏的几率,尽可能延长文书寿命。

5.有效利用现代化管理技术,提升自身综合素质 随着网络信息化时代的到来,必须建立健全电子公文管理制度,使0A 系统在企业发展中平稳运行。文档一体化协同工作平台,实现了文书、档案数据共享,避免了数据重复录入,节省了人力,大大提升了工作效率。因此,文书工 作人员必须按照岗位工作要求,克服一切困难,加强学习,不断提升业务素质, 努力适应公文处理工作网络办公自动化工作环境,同时,业务部门要加强职业技 能的培训教育工作,从而使每一个工作人员工作效率最大化。

6.结论 文书管理是一项综合技术的学习、实践的过程,在实际管理的过程中, 每一个环节都离不开安全、及时、准确的管理要求,因此,要围绕整体管理的实 际需要,突出对文书管理的细节管理、制度管理、人员管理等多个方面的综合应 用,尤其是要突出对文书管理的现代技术运用,通过培训等方式,提升管理员的 综合素质,更好的服务于现代管理的实际需要,提升文书管理的整体效能,服务 经济社会发展的客观要求。

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