【档案数字化过程中应注意的问题】 档案问题

档案数字化过程中应注意的问题

摘 要：
档案 数字化 问题 前言：
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、 数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存 储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载 体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存 储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形 成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共 享。当前，我国信息化发展战略的实施，电子政务的推进， 为我国档案事业发展提供了难得的机遇。

一、档案数字化流程 （一）档案数字化管理：数字化档案管理系统是对传统 档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、 鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化 管理。

（二）档案数字化采集：从档案实体库提卷后，首先拆 卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采 集，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档 案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确 可靠的数据信息。

（三）档案数字化查阅：以馆藏的数字化信息系统专用 资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在 系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。

二、档案数字化过程存在问题 (一)外部的监管不力，如档案数字化人员和档案所有者 两方的彼此法律关系不清晰，工作中仅仅依靠行政法规法律 效力不强，造成政府对档案的监督效果不够理想。

(二)自身机制薄弱，自身环境较差，领导层重视不够， 技术人才缺乏，相关规章没有有效地执行下去，流程运作混 乱。基本问题有：各级缺乏完善的档案数字化机制，各科室 业务彼此间隔，造成无法彼此沟通，有关部门没有安排专职 人员，许多工作临时抽调人员，以致档案数字化的设想没有 很好的落实。

（三）工作人员能力不强，档案数字化的实施要由人来 操作，但是有较大比例的工作人员没有获得相关专业资格， 没有掌握基础的数字化理论知识，大大削弱了工作的力度与 效果。甚至有的工作人员业务素质低下，职业道德低下，为 了利益牺牲原则，对相关保密规定与规章制度较为漠视。

（四）“重视经营、轻视管理”的情况比较突出。有的 单位的管理者更多仅仅是注重档案查询的收费业务等能带来经济利益的方面，却轻视了数字化进程与管理。

（五）重视事后的检查而轻视事前部署。首先是重视事 后管理、轻视事前的风险防范，部分管理者看重的往往是对 已经造成的或已经出现的问题进行事后的处罚与补救措施， 以此用严格的处罚减少出现问题的几率，而对完全可以事前 进行防范、以及能够尽早控制的事件关注不够；
其次是重视 窗口人员的管理、轻视幕后档案数字化工作人员的管理；
再 次是重视部分档案、轻视档案总体。

三、建立与完善档案数字化过程具体方法 为了填补漏洞与避免档案的数字化过程出现问题，需要 多方加强控制与完善，优化相关部门人员机构与相关规章， 实施总体部署与全过程监督，科学设计规划绩效考评机制， 而且，还要与外部的机构监管相结合。

(一)建立专人负责制，为能够结合新形势的需要，档案 数字化工作不仅需要工作人员掌握必要的数字业务知识，并 且还要参与档案管理、保护等具体业务。因此相关部门应重 点对档案的存放、检阅、流通等各个流程来控制，做到内部 严密控制，能够将责任联系到每个人员，将各项措施切实执 行。实行全面管理，建立严格的档案数字化计划，一切费用 均纳入预算管理。编制收支预算应坚持以收定支、收支平衡、 统筹兼顾保证重点的原则。要按照批准的年度预算组织收入、 安排支出，严格控制预算支出。对人员的安排一经批复，一 般不予调整，确保落实责任到人。(二) 优化配置各种资源 档案数字化工作要有一定的资金支持,尤其是工作初期 软硬件购买花费较高，完成后也需要日常运行费用。因此， 档案数字化要在有着坚实的档案数字化条件的前提下，要根 据成本效益最大化的原则，按照现实需要的情况，实施档案 工作人员与专业技术人员、系统与扫描设备的科学搭配，完 善档案数字化人力物力资源，促进档案数字化工作效率最大 化。

(三) 档案鉴定与数字化同步，构建与完善内部管理模 式。要提高单位的工作水平，构造科学、完善的自身管理机 制，做到鉴定与数字化同步。

1、开始要做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系 统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影 响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效 果。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫 描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。

2、做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中， 要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应 包括以下几方面内容：A、数字化前的档案整理检查。要进 行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响 扫描质量的原件应预先修整。B、数字化中的人员业务培训。

数字化工作是需要人来完成的，人员业务培训不过关，直接 导致返工，间接导致成本的增加，时间段的延长。C、数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要做到 非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字 迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应 重新扫描。

3以下对已掌握的需求要点分别进行分析，以及提出解 决建议：档案科目分类档案处理手续档案、档案要素、档案 纸张正确索引。

(四)实施科学的内部考评机制，按照工作的需要，制定 完善规章制度，规范、协调、公正的监督体系去考评档案数 字化工作效果，建设完善的人员奖励考评制度。考评制度要 保障关注公益性，其次再考虑经济收入。对那些工作成绩优 秀的实施精神奖励和物质奖励，适当进行擢升：对工作成绩 不高，比如信息失真、泄漏甚至出卖档案信息的人进行批评、 罚奖金甚至降级处分；
对在工作中假公济私甚至违法犯罪的 人员，则追究其法律责任。

(五) 适时建立专题数据库满足特殊检索需要，适时建 立档案专题数据库。馆藏档案仅靠文件级目录数据库是不可 能解决全部检索问题的。随着在一定环境的变化，对特殊专 题档案有集中利用的需求是经常发生的，突击建立专题数据 库，满足社会需求，是档案馆与时俱进的突破口，也是充分 发挥档案作用的最佳时机。主要把握三个方面：一是根据馆 藏档案内容确定专题数据库的总体布局。二是按需求分期建 立专题数据库。三是根据文件内容和检索需要分别设立不同的专题数据库结构。

（六）提高相关系统、软件的安全保障性能 过去所使用的数字化信息信息系统，大多是都是单机的 系统软件，没有与网络实现对接，网络的病毒、故障对系统 的安全运行不会造成较大破坏。然而在新系统软件中，要求 必须保障局域网的稳定，否则就很可能导致网络的中断退出 现象。此外，网络上的病毒是很大的威胁，网络病毒对安全 防范造成了巨大挑战，而软件的系统是凭借着网络来操作的。

由此，内部控制也要包括系统软件控制，在购买相关软件的 时候，要检验软件开发厂商有没有完全依照法律法规来设计 制作。在运行档案数字化系统软件的时候，要详细排查系统 软件是否存在漏洞，如果检查结果不合安全需要，就要提出 新的研发计划、提高软件制作水平，保障档案信息系统的正 常适用。

四、完善档案数字化过程的意义 （一）提高经济效益 过去的纸质档案管理成本较高。而数字化管理档案使传 统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约 了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速， 从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

（二）提高办公效率 而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为 进行决策与参考提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知 晓天下大事。

（三）增强档案原件保护 把纸制档案转化成数字化的档案，会让档案的查阅保存 安全性大大提高。特别是那些时间长久的档案物品，数字化 实施后明显是对他们良好的保护方式，同时，利用档案的数 字化来实施保存，避免了有的内容被篡改的情况。

参考文献：
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