【浅析新形势下企业档案管理的发展趋势】当前经济形势

浅析新形势下企业档案管理的发展趋势

一、企业档案管理的现状 随着现代信息技术在企业档案管理中的应用，企业档案管理也逐步得到完 善，并且能够从企业档案管理中挖掘出更多有利于企业发展的信息，使企业档案 管理更加信息化。但是随着市场经济的不断全球化，以及企业逐渐脱离政府，在 档案管理的制度方面无法得到政府的有效协助，再加上部分企业不重视档案管理， 随着企业内部结构的不断变化或是产权的不断转移等原因，导致企业的档案管理 制度的缺陷逐渐扩大化，使企业档案管理成为虚有其名，无法发挥企业档案管理 真正的作用。总之，企业的档案管理还无法完全适应市场经济的发展需求，还需 要企业加强对档案管理部门的重视，进一步挖掘档案管理的价值。

二、新形势下企业档案管理工作的特点 （一）以转换经营机制为目标的企业改革，要求档案工作向高效服务方向 发展。企业经营活动由行政管理转向市场调节，是企业经营机制的根本性变革， 是向市场经济过渡的一次飞跃，现行的档案体制同时也会产生诸多不适。企业独 立经营，将按市场设计自己，从而使上级档案管理部门进行干预的传统做法失去 了基础。同时企业推行全员劳动合同制，裁并机构、精简人员，形成了对企业档 案管理工作的又一次冲击，使企业的档案管理工作任务更加艰巨。因此档案部门 要适应这一特点，必须迅速建立起优质高效的现代化服务体系。

（二）随着企业产业结构的调整，要求档案向综合化、统一化、现代化方 向发展。随着科学技术的发展与应用，企业档案管理水平也不断面临新的挑战与 机遇，特别是企业集团、公司等新型经济组织的出现，必须改变目前档案管理分 散性、部门性的管理模式，组建能适应新型经济组织的档案管理机制。

（三）企业管理经营的外向化、市场化，要求档案业务具有超前管理意识。

作为企业档案管理工作的重要组成部分，企业档案不仅记载着企业经营发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着企业经营管理过程中重要事件，成为企业历史 轨迹的再现者。特别是面对日益增多的各种合同、协议书、意向书、租赁等文书 及建设项目、引进先进的技术项目等重要的依据性、法律性的文件，要求档案管 理的标准、业务规范，同企业经营业务接轨。

三、现代信息技术对企业档案管理的影响 （一）改变了传统的管理理念。现代信息技术融入企业档案管理，给企业 的档案管理带来了新一轮的革新，使传统的企业档案管理模式遭到重创，同时也 带动企业档案管理人员改变传统的管理理念，把现代信息技术中现代化、技术化、 信息化等管理理念应用到新一轮的档案管理中，不仅改变了传统思维的局限性， 让生产者获取更大的主动权，而且使企业档案管理工作的开展更加有质量和效率， 从而推动企业档案管理工作更加科学规范、简捷快速的全面发展。

（二）冲击档案管理工作人员的素质和能力。随着信息技术的不断发展与 企业经济发展的需要，传统的档案管理人员已经无法满足现代企业的档案管理需 要。因为传统的档案管理工作人员的素质以及档案管理知识的能力水平等方面已 经脱离了时代的步伐，并且对信息技术融入企业档案管理的重要性缺乏认知，无 法使自身充分认识并且接受现代信息技术，从而使企业档案管理缺乏现代信息技 术的指导，从而进一步导致企业档案管理无法得到有效进展2。

（三）共享资源信息，使企业全面发展。传统的企业档案管理，因为企业 部门之间的独立性，以及各部门之间的工作重点不一样，没有建立有效的联系， 从而缺乏信息资源的共享合作，导致企业档案管理收集的信息具有片面性，不助 于企业获取有用的档案信息开展档案工作。但是现代信息技术的融入却很好地解 决这一问题，使企业各部门间通过信息技术有效连接，并且传达及时有效的信息 资源，协助档案管理工作的开展，使企业得到全面发展。

四、现代信息技术对企业档案管理的对策 （一）优化企业档案管理的理念和制度。为了使企业档案管理能够高效率 高质量地进行下去，就需要进一步优化企业档案管理的理念，让现代化的档案管 理理念更好地引领企业档案管理更好更快的发展。第企业需要正确认识到现代信 息技术对档案管理的重要性，并且认识到传统的企业档案管理模式存在的缺陷， 从而有针对性地建立起以企业档案管理为核心的档案管理制度，使企业的档案管 理工作更加有秩序、有效率、有质量地开展。第二，企业还需要利用信息技术的及时性和信息网，把企业各个部门的理念有效联系起来，从而使企业各部门的信 息连成一个有机的整体，使档案管理制度的制定更加规范化，并且较全面。

（二）提升企业档案管理工作的设备。国内的企业档案管理的相关技术设 备还存在一定的发展空间，目前就大多数档案馆（室）特别是基层档案馆（室） 来说，先进设备不可能引进，因此，一方面要不失时机地争取相关部门的支持， 力争改变设备条件，为现代化打下基础，也应不失时机地培养人才，使现有的设 备尽可能地与馆藏实际相结合，在档案管理和提供使用中发挥作用。同时为了提 升企业档案管理工作的设备，就需要走出国门，向世界其它具有较高企业档案管 理工作设备的国家取经学习，借鉴他国档案管理工作设备的同时，需要结合企业 的档案管理实际，做到“以我为主，为我所用”才能使企业的档案管理更具现代化， 并且符合企业的全面发展需要。与此同时，企业在借鉴的过程中，也需要加强企 业的技术创新能力，自主研发出更加符合企业发展需要的档案管理设备。

（三）提高企业档案管理人员的素质。单方面提高企业档案管理的设备和 管理理念是不够的，还需要进一步提高企业档案管理人员的素质，才能使企业档 案管理工作由内而外得到革命性的发展。一是企业的高层应该重视企业档案管理 人员在信息化技术水平方面的培训，提高档案管理人员的信息化技术；
二是企业 的管理部门需要积极鼓励并支持档案管理人员对现代信息化技术的专研学习，并 精确掌握这项技能，同时可以灵活熟悉地把现代信息技术应用于实际工作中；
三 是企业还可以从学校等其它方面，有针对性地培养具有专业现代信息技术的档案 管理知识人才，使企业档案管理的未来发展更加现代化、信息化、规模化，从而 推动企业档案管理工作的长久发展。

五、结语 伴随着现代信息技术日益精湛，以及对社会生活所产生的重要影响，我们 需要更加重视现代信息技术的重要作用。

同时，现代信息技术融入企业档案管理虽然已经取得了重大成效，但是现 代信息技术随着时代的发展，必定会迸发出更大的能量。因此，现代信息技术在 企业档案管理方面的进一步应用，还需要经过日积夜累的层层挖掘，才能使企业 档案管理工作在现代信息技术的辅助下，水平不断提高，从而让我们见证到企业 的良好发展历程。

作者：李娟（乌鲁木齐铁路局乌鲁木齐房产公寓段 ）