人力资源管理有何作用 人事档案管理在人力资源管理中的作用

人事档案管理在人力资源管理中的作用

关键词：企业；
人事档案管理；
人力资源管理；
作用 一、人力资源管理与人事档案管理 1.1人力资源管理 所谓人力资源管理是指在企业战略的指导下，通过科学方法的运用， 以人力资源战略和规划分析为基础，对企业的人力资源进行配置、考核、规范等 工作，以实现企业目标和员工的价值。通常情况下，人力资源管理工作包含了培 训与开发、招聘与配置、薪酬与福利管理等等。

1.2人事档案管理 人事档案是在人事活动中形成，主要是记录员工个人、家庭以及工作 情况，其内容可以反映一个人的经历和品行，并以个人为单位集中保存以备查阅 的文件资料。人事档案的实体管理主要包含档案的收集、鉴定等，人事档案的管 理工作是对人事档案的实体管理，并对人事档案信息进行适当的利用和开发。

1.3人力资源管理与人事档案管理的关系 人力资源管理与人事档案管理工作之间有着密切的联系，人事档案管 理是人力资源管理工作的重要组成部分，其可以促进人力资源管理活动的顺利开 展，通常情况下，企业可以通过人事档案来查找员工的具体资料，了解每个员工 的情况。而人事档案则记录了每个员工的资料，是承载员工各项信息的载体，人 力资源管理的各项活动也是人事档案内容的主要来源，两者之间是相互依赖的关 系。

二、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用人事档案管理在企业人力资源管理中的作用可以从以下几方面进行 分析。

2.1提高企业内外部员工的整体质量 企业内部的人力资源招聘工作主要包含了内部招聘和外部招聘两个 方面，内部招聘主要是从企业内部员工中招聘选择所需人才，外部招聘是从社会 和高校招聘企业需要的人才。但是在企业内部员工招聘中，经常会出现企业员工 不管应聘人员的专业和资质，随意招聘自己老乡和校友的情况，这在很大程度上 降低了企业员工的整体素质，影响了企业的内部管理。但是企业通过人事档案管 理工作，可以对员工的档案资料进行统一的分析，以合理安排人事招聘人员，避 免任用与招聘地区和高校相关的员工，以保障企业员工的质量。除此之外，在实 施企业内部招聘时，企业还应该分析员工的档案资料，以为内部员工的选拔提供 重要依据。

2.2帮助企业进行人力资源规划 人事档案中包含了企业内部人才结构、人才水平以及人才数量等方面 的信息资料，通过人事档案的整理工作，可以为企业分类企业人才，帮助企业了 解人类资源的存量和具体信息。比如，人事档案管理部门对企业内部员工退休和 流动情况的分析，可以让企业人力资源管理工作及时把握企业的人才流动情况， 以为企业的未来发展提供重要的参考信息。由此可见，人事档案管理工作可以帮 助企业更好的规划企业内部人力资源，促进企业未来更好的发展。

2.3帮助企业更针对性的实施培训 员工培训是企业内部运行的重要组成部分，企业要想让员工培训获得 所需的效果，就必须了解每个员工的工作需要，以提高员工培训的针对性。为此， 通过人事档案管理工作，企业可以了解每个员工的教育背景、年龄等，对于年轻 的企业员工，企业可以对其进行新知识的培训，对于年龄较大的员工，对知识培 训的抵触情绪较大，对此，企业可以对其进行健康保健培训，以充分调动他们的 工作积极性。

2.4促进企业跨地域文化管理 企业员工来自不同的地域，会给企业带来不同的地域文化，为此，在 企业管理中，企业应该注意了解和分析每个员工的地域文化，促进企业跨地域文化的管理，帮助企业员工之间相互了解，避免出现文化冲突。人事档案管理工作 可以对员工的工作经历和籍贯等进行分类，相关工作人员可以对每个员工的文化 特质进行分析，并对员工在未来工作中可能遇到的冲突问题进行预测，提出解决 方案。比如，企业可以安排不同文化背景的员工进行沟通合作，让他们在工作中 加强沟通，促进员工与员工之间的合作，提高企业的内部凝聚力。

2.5对员工采取有针对性的激励手段 员工的档案内容，可以帮助企业人力资源管理工作者详细了解每个企 业员工的工作需求。马斯洛在需求层次理论中提到人的生理需求、安全需求、社 交需求、尊重需求和自我实现的需求。也就是说，每个人都有自身的不同需求， 不同的人对自身的需求层次也各不相同，对企业来说，只有通过对员工档案资料 的详细分析，才能了解每个员工的现实需要，以更有针对性的采取各种激励手段， 激发员工的工作热情。

结语：
人事档案管理工作在企业人力资源管理中有着十分重要的作用，其中 人事档案管理资料的价值主要体现在档案的具体利用上，档案管理人员通过对档 案资料的整理、分析，帮助人力资源管理部门更好的实施人力管理工作，促进企 业内部员工的工作积极性。为此，在未来的企业发展中，必须充分重视人事档案 管理工作的重要性，并通过利用各类先进的信息技术，对档案资料进行科学的归 纳管理，让人事档案管理工作更科学，以更好的促进企业的人力资源管理工作。

（作者单位：国网北京市电力公司综合服务中心）