【浅谈高等院校大型活动的举办】 举办大型活动

浅谈高等院校大型活动的举办

一般来讲，高校大型活动通常是指经过主办方（通常是 高校）精心策划和组织，以一定目标为指导的某个特定的仪 式、讲演、演出或庆典，在预定时间和地点范围内实施完成 的相对独立的集体活动任务。活动的举办通常标志着某个特 殊意义或达到特定的社会、文化、社团目的。学院办公室（党 委办公室、院长办公室）作为高等院校行政平台和机关中枢， 通常是各类重要活动的总体组织、协调部门。大型活动项目 的策划、组织、管理和实施，是高校办公室必须面对和重视 的一项重要工作。因此，研究此类活动的管理方式，对于各 高校行政管理工作有着重要的现实指导意义。

2 高校大型活动的特殊性 高校的活动组织不同于一般社会上的商业机构。高校是 以教书育人为目的，提供教学和研究条件并授权颁发学位的高等教育机构，兼有人才培养、科学研究、文化交流等多重 职能。因此，高校举办的大型活动更多是作为教学实践、展 示教学成果的一部分，而不同于社会上其他带有营利性和商 业目的的活动[1]。高校大型活动的核心指向是促进教学和 科研水平，并不以盈利为目的，这是它区别于一般意义上商 业活动的显著特征。

以艺术类戏剧院校为例，每年定期举办的院级和各系学 术交流活动类型多样，既有国际戏剧院校的演出交流项目， 也有舞台美术、电影电视、戏剧管理等专业大赛论坛等活动。

这些活动除了能够提升师生鉴赏水平和专业素养，也可为管 理专业的学生提供活动组织的实践机会，使这门理论与实践 结合很强的专业在校内发挥作用，也使教学和实践实现良好 互动。高校的大型活动组织，在经费筹划、参与人员、组织 分工、流程设计等几个方面都有着自身的特殊性。因此，其 活动的组织工作需要针对自身的特性，因地制宜进行策划、 组织和实施，将各方面资源合理调配，为活动服务。

3 活动策划的重要性 前期策划是高校举办大型活动的关键因素之一，也是前 提保障。

首先，要明确活动举办的意义，大原则上要符合国家政 策导向、结合高校的办学思路，多为突出高校本身专业特色 及所在地域的文化特色，做到在活动安排计划中有所侧重、 突出重点，把握正确方向。其次，要将学生的专业学习与深入的社会实践相结合， 或是学生的课余生活与校园文化相结合，立足于促进学院的 专业学科发展，同时创造机会提升学生的组织能力、实践动 手能力、交流能力，把专业教育与能力培养全方面统筹考虑， 将活动目的恰当地体现在策划中，使之主题鲜明、特色突出， 确保能够把学生的第二课堂与所学专业紧密结合在一起，从 而达到活动举办的真正目的。

最后，因为高校大型活动中更多的是围绕教学和科研并 为其服务，为了使活动与教学及科研的结合更紧密，更突出 学科的专业特长，所以要设计适当的环节，为各个专业共同 探讨、共同进步、相互协作提供交流平台。

4 工作流程科学管理 从管理学的角度出发，建立一套科学严谨的工作流程， 对组织工作进行有效分工，这是确保大型活动正常有序完成 的重要保障。可借鉴项目管理制度，使职责清晰、流程精准、 执行到位，从策划到执行再到最后的总结，形成一套规范化 的流程。在活动立项之初，应对活动整体进行筹划布局，研 究整体流程中的各个环节，结合学校对活动的整体预算、人 员投入、时间安排等要素制定一套合理的工作流程，同时注 意执行过程中对投入资金的有效管理，并建立起相应的工作 机制。

组织分工 要根据设计好的工作程序，对整个大型活动 的策划和组织工作进行科学合理分解，将整个工作部署分解为不同的工作小组。一般情况下，学校的活动参与者大都是 各个教学和行政部门的教师，各专业学生志愿者共同参与。

人员分工上可根据各院系职能部门特点，组建专业小组，明 确各个工作组的职能和负责人，将责任落实到个人。

要定期召开全体协调会以及各个小组工作会议，使参与 人员了解整体活动安排，明确自己的岗位在整个活动流程中 的位置和重要性。在一定程度上保证参与活动策划与组织的 人员能够各司其职，彼此之间相互紧密配合，发挥团队的合 作精神。

在团队信息沟通上，有赖于通信和科技手段的进步，可 有选择地使用电子邮件、微信或其他互联网方式的便捷有效 的联络工具，这是提高团队工作的有效手段之一。

预算管理与执行 高校在经费预算方面的管理都十分严 格，活动能否按照预期顺利实施，预算的管理工作是相当重 要的环节。首先，在活动立项阶段，需要参照以往活动经费 的基础上，对活动所需资金进行科学预判，形成一套符合实 际需要的预算。其次，根据制度完成校内审批程序后，需要 活动负责人在项目执行过程中，依照预算管理制度进行严格 把控，既要保证活动所需资金到位，还要根据活动不断变化 的情况，灵活掌握机动部分。在保证活动进度正常推进的前 提下，使活动资金得到合法合规合理的使用。

倒排期时间管理 活动的倒排期时间安排表是时间管理 的重要措施，也是确保活动顺利举起的关键。活动参与人员往往只注重自身职责范围内的工作进度，而忽视活动整体安 排，出现只见树木不见森林的局限性。为使各个工作组在工 作整体进度上实现协调统一，需要对活动整体进行时间规划， 其规划的内容应包括从筹备到活动结束的阶段划分，各阶段 的时间如何分配，每阶段要完成的主要工作，以及活动需要 到位的各种人员和物资准备（如场地、设备、宣传、演出、 嘉宾邀请等）。倒排期计划的提前量要根据活动规模、参与 范围等具体情况而定。根据活动组织惯例，时间计划可长可 短，有些国际活动的倒排期计划要提前一年以上进行筹备， 有些院内小规模的学生活动在一个月左右进行准备亦可。

统筹管理 大型活动组织工作千头万绪、出口众多，需 要在管理上设置统筹职能。完成各个工作组之间的横向衔接， 实现各主要职能上的环环相扣、上下贯通，尽可能避免盲区 和进度不一致的情况出现，实现团队之间的最佳协作。统筹 内容大致包括工作进度、预算执行、场地安排、主题活动流 程、嘉宾邀请等方面的工作对接。尤以活动衔接为例，把握 好活动各个流程与交通、住宿、餐饮等环节上的对接，一方 面要强调信息变化的同步性，另一方面应安排机动人员及时 补位，确保流程进度准确高效。

5 活动的总结与反馈 在活动结束后，组织者和参与者应认真对活动进行总结， 这一环节至关重要，又往往被主办者忽略。总结内容应包括 对活动的整体评估、宣传成效、资料保存以及经验总结等方面。一方面，要将活动涉及的各种文字、图片、多媒体等资 料进行归档和备案[2]，作为学院重要档案留存；
另一方面 要召开专项总结会议，活动主责部门与项目团队参与者还应 该对活动策划组织过程中出现的问题进行探讨，交流经验， 找出不足，并将这些成果进行文字化的留档，为今后的活动 实施和举办提供可以参考与借鉴的资料素材。这些内容大都 具有一定的规律性和高校自身特殊性，对于高校工作往往是 十分珍贵的资源和历史资料。将总结工作完成，才是高校大 型活动结束的最终环节，高校管理层在工作实施中应对此给 予充分的重视。

参考文献 [1]唐阳成.如何策划和组织职业院校的大型活动[J]. 中小企业管理与科技，2013（11）：254-255. [2]姚卫浩.以项目管理视角探寻高校大型活动策划组 织方法[J].中国高等教育，2010（18）：57-58.中国教育技术装备