[校园成教档案管理论述]档案管理

校园成教档案管理论述

2.修订业务规范，梳理工作流程 《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）首次将学 生档案纳入高校档案类别，使高校开展学生档案管理有了规 章依据，但对具体如何操作并没有明确规定。所以，有必要修订业务规范，以使学生档案的日常管理规范有序。成教生 档案最终将充实到个体人事档案中，作为用人单位对毕业生 学历进行认定的依据材料，因此，《干部人事档案材料收集 归档规定》（中组发[2009]12号文印发，以下简称《规定》） 中的相关规定可以作为修订成教生档案业务规范的主要依 据。根据此《规定》，结合学校实际情况修订《成教生档案 材料收集归档规定》，明确成教生档案的归档范围及归档时 间、载体要求等。成教生档案归档范围：报考登记表或网络 报名信息卡、入学考试各科成绩表、学生（学员、学籍）登 记表、学习成绩单、毕业生登记表、学位授予材料、毕业证 书、学位证书复印件等。为保证归档材料的完整性、维护归 档材料的严肃性以及利于整理和长期保管，可以明确如下收 集归档要求：①材料产生之日起一个月内归档；
②归档材料 填写规范、内容真实、手续完备；
③归档材料一般为原件， 如果是复印件，必须注明复制时间，并加盖档案材料复制单 位公章；
④材料载体使用16K型或国际标准A4型公文用纸， 材料左边留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保 护要求。完整的成教生档案管理包括建档和转递两个方面。

建档即通过收集、编目等方式，为每个成教生建立完整的个 人档案。具体包括以下环节：收集→审核→材料入袋→编目。

收集材料，即向各相关人员催收产生的材料；
审核即档案管 理人员对收集到的材料进行内容、形式等方面的核对，这一 环节要求档案管理者将存有错误的材料及时退回材料产生源头，并要求重新完成后移交归档；
材料入袋，即将收集到 的材料装入相应的个人档案袋；
编目，即将放入档案袋的材 料名称、份数等相关信息填写到案卷目录纸上。由于成教生 在各学习阶段会产生不同的档案材料，所以，“收集→审核 →材料入袋→编目”这个过程会重复多次。转递是指通过邮 局、快递等物流方式将学生档案移交给毕业生人事档案保管 单位，或直接交给学生由其自行带回其人事档案保管单位。

需要注意的是：在档案转递前，必须将档案袋封口，即对材 料袋进行密封，贴上封条，在封口上加盖骑缝章。在对档案 袋进行封口前，要再一次核对所收集到的材料与目录登记信 息是否一致，以便保证归档材料的完整性。档案转递工作需 要注意转递手续的完备性，填写学生档案转递通知单，并及 时查收回执，以方便今后可能出现的档案去向信息查询。由 学生自行携带档案时，学校还需向学生强调两点：①为维护 材料的严肃性，档案袋不能私自开封；
②必须交给本人人事 档案保管单位，以充实个人人事档案，为用人单位开展学历 认证等工作提供依据材料。

3.明确管理主体，抓好队伍建设 根据来源原则，成教生档案由学生就读院（系）或办班 点承担最为合适，有利于对归档材料实现前端控制，有利于 归档材料的准确、规范、完整。同时，学生档案在学生毕业 时就必须转递到学生人事档案保管单位，由学生就读院（系） 管理学生档案，可以减少档案材料转递环节，减少人力投入。但由于现实中成教生档案大多由班主任或者行政秘书等人 员兼职管理，且管理人员普遍缺乏档案专业素养，导致档案 管理效率相对滞后。在这种状况下，如果成教生档案管理工 作缺乏必要的监管，情况往往会更让人担忧，甚至会出现不 为学生建档行为。待毕业生及其所在单位需要档案时，问题 才得以暴露，给毕业生和用人单位带来不必要的麻烦。因而， 在学生档案管理中可以实行分层管理，进行一定的任务分工， 明确各自职责。学生就读院（系）或校外办班点负责学生档 案的日常管理，高校档案部门要积极发挥管理和业务指导职 能，对学生档案管理工作人员开展业务指导，协同学校成教 管理机构负责督查落实。学生档案由学生就读院（系）管理， 不是采取“放羊式”管理―――由各班主任或其他相关人员 独立承担日常管理乃至最后的档案转递，而应采取学生就读 院（系）或办班点集中管理方式，即根据成教学生数量配备 成教生档案管理人员，明确专人负责材料收集、审核、整理， 最后完成成教生档案转递。这种管理模式责任明确，有利于 激发档案管理人员的工作积极性。在配备成教生档案管理人 员时，要注意把好人员入门关，选拔责任心、服务意识强的 工作人员承担成教生档案管理人员。对于承担学生档案管理 工作的人员，开展上岗培训，使其掌握相关档案管理基础理 论、基本技能。另外，要保证管档人员队伍的相对稳定，以 利于增强档案管理工作人员的责任意识。