什么是办公自动化 浅谈高校办公自动化建设

浅谈高校办公自动化建设

摘 要：
高校；

办公自动化；

建设 一、高校实行办公自动化的必要性 1、 提高工作效率、降低管理成本 实行办公自动化，可以实现文件收发、报送、分发等办 公业务的自动化，改变传统工作时大量纸质文件的印发，使 得高校管理工作出现少纸化或无纸化，大大减少了纸、墨等 的消耗。其次缩短了文件流转的时间，简化了办公程序，节 约了资源，降低了成本，提高了效率。同时，办公自动化系 统可以有效减少中间环节，提高信息传递准确性、及时性， 提高工作效率。

2、增强管理的科学性，提高管理水平 首先，办公自动化系统可以为管理人员提供良好的办公 手段和环境，提供信息查询，使沟通方便快捷；
其次，办公 自动化系统可对原有的一些办公流程进行了一定的优化与 整合，改进旧有工作方式的一些陋习与不足，进一步对行政 办公进行规范与明确责任，从而使学校管理工作更加规范化及科学化，有效地提高高校管理水平。采用办公自动化系统， 大部分日常事务都能按照一个既定的模式和程序进行，规范 操作流程，最大限度的减少部门之间互相推诿的现象，抑制 行政管理的随意性和武断性。

3、 促进科学决策，扩大高校影响 办公自动化系统是一个可以整合优化信息资源的高效 信息管理系统，它可以完成信息的收集、整理、传递和分析， 实现信息大范围、易控制、高效率而低成本的共享和利用， 可以及时、主动地获取决策所需要的信息，从而实现高校的 决策科学化。对于普通的教师和学生来说，办公自动化系统 可以帮助他们进行信息查询，也增强了他们参与学校管理决 策的民主性和积极性。对于学校中层管理者来说，办公自动 化系统是有效的信息管理系统，利用它可以更有效方便地与 上下级进行沟通。高校领导在进行决策时通过信息数据库及 时、准确地获取反映学校各项当前状态的信息，从而提高决 策的准确性和有效性，同时还可以根据系统反馈的数据和信 息对已作出的决策及时给予修订。

二、高校办公自动化建设中存在的问题 1、管理建设问题 办公自动化的建设与管理是“三分技术，七分管理”， 这就需要高校管理层是既懂信息技术和业务，又懂管理的领 导人才。但是现在高校大部分高层管理人员缺乏专业的办公 自动化技术能力，而网络技术部门不具备行政管理的职能。这就需要技术部门和管理部门的有效配合和统一，但当两个 部门联合管理建设时，会存在一定的沟通协商困难，这样办 公自动化建设的整体目标比较容易被分散和转移。同时，高 校各个部门工作条块分割，各部门对系统的功能要求不一致， 系统兼容性不强，难以形成资源共享，为工作人员实现网上 互动办公增加了难度。

2、推广应用难问题 目前我国大部分高校的办公自动化建设是停留在信息 公布、文件浏览、通知公告等低级阶段。工作人员没有充分 体验到办公自动化所带来的提高办公效率和质量的好处。很 多教职工还习惯于传统的办公方式，没有从根本在思想上对 办公自动化存在畏难情绪，缺乏真正实现办公自动化的决心 和信心，导致在行为上排斥办公自动化。

3、网络信息安全问题 大部分高校的办公自动化建设已经趋于全球的网络化， 当前社会的网络信息安全问题日益严峻，这给高校的网络安 全带来了巨大的挑战。高校需要在实现信息共享、网络平台 远程操作的基础上保证信息传播的安全性，这是高校办公自 动化建设面临的迫切需要解决的问题。

三、 推进高校办公自动化建设的建议 1、领导重视，更新软硬件设备 学校各级领导需要认识办公自动化建设的内容和作用， 加强对办公自动化建设的指导，用现代的管理理论去建设办公自动化。结合本校的实际情况，及时更新设备仪器，同时 自行开发适用性强的办公管理软件，提高软件的使用效率。

利用多种途径动员全校教职工推进办公自动化的建设，加强 教职工对办公自动化的统一认识，通过利用现代化的技术来 提高办事效率和工作质量，以达到提高高校整体管理水平的 目的。学校领导还需要加强相关制度建设，保障办公自动化 建设的顺利进行。

2、提高办公人员素质 高校办公自动化建设需要一支既懂管理又懂计算机技 术的管理队伍，从目前高校的管理队伍来看，不少高校对这 支队伍的建设不够重视。办公自动化管理牵涉的面比较广， 从校领导、中层领导干部到基层工作人员、专任教师等，需 要针对不同职能的办公人员开展相应的培训工作，还要编写 相应的培训教材以适应不同的使用人员。在培训过程中，实 操与理论相结合，培训内容除了技能还要包括理念、信息安 全保密意识等。通过培训，可以让办公人员对办公自动化系 统有更加深刻正确的认识，为办公自动化系统的稳定而高效 运行提供人员保障。

3、做好网络安全防范工作 信息安全是保证办公自动化系统安全运行的基础，高校 需要加强信息安全保护措施。作为办公室信息工作人员要注 意对自己部门和个人的重要信息资料进行严格管理，定期对 信息资料进行备份、恢复处理，及时了解计算机流行性病毒的预报，并采取防范措施对个人终端设备定期进行维护，发 现异常情况及时请技术部门人员检查排除。需要根据不同的 信息涉密等级设置访问权限，避免网络受病毒感染和黑客攻 击，加强网络的监控，防止负面、不健康、不和谐的信息在 办公系统上流传，及时掌握网上动态信息。