【职业教育行政办公室职能化刍议】 办公室的职能

职业教育行政办公室职能化刍议

强调行政办公室工作的职责，保障工作内容和工作方式与教 育发展趋势的一致性，为教学和研究提供服务和保障。

行政办公室的管理在工作内容方面具有极强的复杂性， 具体工作通常会涉及到内部的众多部门，在办公室行政工作 中，只有有效结合众多部门、多方面的力量才能保证日常工 作的顺利开展。在职业教育系统，行政办公室职能化不仅包 含行政职能，同时在为教学和研究服务等方面有着重要的含 义。

在职业技术学校中，作为教育的基本场所，主要的功能 是教学和研究，在教育系统，服务是行政的主要工作，支持 教学和研究的日常开展是行政办公室的主要工作目标。在职 能化范畴内，制定学校（院）的管理制度、服务教学一线、 维护学院正常工作开展等方面具有重要职责。本文以办公室 具体工作内容为基础，对职业教育行政办公室职能化要求的 工作职能、教学设施管理、安全管理、信息采集与宣传管理 等方面进行分析，探讨主要工作内容和方式，努力完善行政办公室职业化管理的职责认知，提高办公室工作效率，保障 工作的顺利开展。

一、行政办公室工作职能 日常工作中，认真学习贯彻党的教育方针和政策，树立 管理育人、服务育人。具体工作职能主要包含文案制订、会 议组织、教学资源管理、职工后勤保障等诸多内容。

做好公文收发和上传下达工作。认真做好各类公文起草 工作，按照上级有关文件要求，起草工作计划、规划、汇报、 总结、报告、请示、交流材料、合同、通知等公文；
做好文 印、收发文件、信函、传真、报刊分送等工作。

全面、周密做好会议会务工作，确保各类会议圆满成功 的召开。组织安排学院领导班子党政联席会议和全院职工会 议，督促、检查各部门执行会议决议。

在日常工作中，通过建立健全制度对职工的劳资，劳动 纪律考核，岗位津贴及各种补贴分配和发放工作进行保障。

处理接待群众来信和来访，及时将来访内容归类报送相关部 门处理，不断完善工作内容，改进工作方式，提高工作效率。抓好水电供应、清洁卫生等后勤保障工作。全院办公设 备的日常维护保养工作及办公用品的使用和发放工作。

二、教学设施管理 教学设施管理涉及教室、教室内的公用资源、计算机多 媒体教室及其配套资源和教具等教学过程中要用到的设施。

在具体管理过程中，建立使用标准流程，通过制度涵盖所涉 及的注意事项。

日常管理中必须注意教学设施的存放使用环境。例如， 禁止在多媒体教室内进食、吸烟、随地吐痰等；
及时采取措 施保持教学设施的干净整洁；
教学用品要各归其位，不能随 意乱放；
日常管理中要注意教学设施的防晒、防水、防潮等 问题；
行政办公室办负责教学设施的日常维护、维修与管 理；
定期检查桌椅、门窗、照明、电源、多媒体设备等是否 完好。

使用教学设施应在教学计划内，获得批准后进行使用， 教室使用必须保证教学内计划。在不影响正常教学的前提下， 校内单位或个人可以借用教室，建立健全的教室借用制度和 流程。例如，借用方需填写《教室使用申请表》并签署《教 室使用告知书》。在保障教学计划内活动之外，教室由行政办公室统一调配管理，未经批准，任何单位和个人不得擅自 更改教室用途，不得擅自使用教室。

教学设施的安全保障管理涉及使用安全、日常安全维护、 消防安全和软件硬件安全维护等工作。在使用过程中禁止与 教学活动无关的人员进入机房。日常应定期检查机房供电、 用电设施，若发现故障必须停止使用并及时联系专业人员进 行排查处理，不得随意乱拉乱接电线，用电器材应选用安全 有保证的。

三、信息收集与宣传管理 行政办公室具有协调各部门之间配合工作的职能，为了 促进各部门之间对各自工作内容的互相了解，进一步做好学 院宣传工作，行政办公室应紧紧围绕学院的中心工作，积极 收集各项工作信息，充分发挥信息宣传的重要作用，推进学 院信息收集和宣传工作管理的科学化、规范化。

宣传稿件的主要内容坚持围绕学院建设、改革发展等重 要工作与活动信息。以学生思想政治教育、素质拓展工程、 学风校风建设等为基础。以教育教学改革、师资队伍建设、 人才培养模式深化、课程建设、实训基地建设、校企合作、 科研成果等内容为重点。针对学生最为关心的招生、就业工作信息开展专题报道。以学院及学校网站、各类正式出版刊 物作为载体，宣传内容围绕各部门主要工作信息和院系之间 交流的信息。

办公室根据信息收集和宣传状况，制定宣传工作方案， 明确工作分工，统筹推进宣传信息工作。制定相关的考评与 奖励制度，对工作成绩突出的科室和个人进行奖励。在信息 采集和宣传工作过程中充分调动各部门职工的参与积极性。

职业教育学校行政办公室在日常工作中应强化具体工 作的职责，以职责为己任，在教学资源管理、信息收集与宣 传和日常事务中充分体现服务于上下级各部门的服务性；
高 效协调不同部门之间的协同工作，有效地应对工作内容的综 合性和复杂性；
及时准确地收集各方面的意见和建议信息， 加强信息报道的全面性和时效性，保障行政办公室工作内容 和工作方式与教育系统发展趋势的一致性。

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