浅析中等职业学校档案信息化管理现状与对策 中等职业学校发展现状

浅析中等职业学校档案信息化管理现状与对策

【中图分类号】 G712 【文献标识码】 A 【文章编号】 1992-7711（2015）05-083-01 0 学校档案是全体师生劳动智慧的结晶，承载着一所学校 建立、变化、发展的历史沿革，是学校办学理念与形象建设 的直接依据和载体。然而，目前中等职业学校的档案管理现 状还存在不少问题。

1. 缺乏规章制度，档案管理工作无序 我国相关职能部门从未针对中等职业学校档案工作而 出台有关中等职业学校档案工作规范与实体分类法，导致各中等职业学校在开展档案工作时因“各自为政、标准不一” 而呈现出一种较为混乱的状态。学校在档案工作中难以建立 和健全相关规章制度和管理机制。尤其是中等职业学校档案 分类的参照标准不相同，档案分类标准也不同。难以实现档 案的科学化和规范化管理。

2. 档案管理“软硬件”匮乏、工作难度大 档案工作涉及到学校的方方面面。除了通用类型的档案， 如党群工作、行政管理、设备仪器等；
还有大量职能类型的 档案，如学生实习档案、教师师德档案等。学校档案工作规 范不统一、档案分类不科学，档案材料日积月累，堆积成山， 更加难以整理。此外，学校档案室设备匮乏，加大了档案工 作的难度。档案缺乏及时、高效的归档整理，造成日后检索、 利用工作的困难，严重影响了学校档案工作服务功能的实现。

在“软件”配备上，档案意识薄弱，管理人员专业水平 低，也没有针对档案管理人员进行定期的专业培训，个别学 校甚至没有负责档案工作的专门人员。档案工作只停留在低 信息化、被动提供利用的水平。

在“硬件”配备上，没有专业的档案管理系统，没有固 定的专项经费投入，缺乏保护档案的必要设备，基础设施不健全，库房条件比较简陋。纸质档案和电子档案的保管工作 难度大，直接制约着学校档案的规范化和信息化建设。

3. 面对检查与评估，档案整理工作效率低下 学校是培育人才的摇篮，每所学校的办学都会受到各级 教育主管部门和社会各界的广泛监督，经常接受各类检查与 评估。每到此时，大多数学校会选择建立专门小组负责准备 相关材料。为达到检查或评估标准，专门小组的成员经常需 要加班加点，反复更改，才能完成整理任务，让检查组或评 估组的专家更好地了解学校的情况。而不同的检查或评估， 有不同的标准和相应的评价指标。被检查或评估的学校只能 根据评价指标的要求整理出相应的材料，周而复始，费时费 力，难以避免重复工作，效率低下。

根据上述分析，提出以下建议：
1.定期开展档案管理专题讲座或相关培训，提高中等职 业学校的档案意识 中职学校的管理者必须站在学校可持续发展的角度上， 更新管理观念，将档案工作视为学校的重要工作、常规工作。中职学校的教职工必须拥有一定的档案意识，主动将档案材 料依规定按时上交，以实际行动支持学校的档案管理工作。

中职学校的档案工作人员应该提高工作积极性，运用专业知 识和专业技能科学管理学校的档案材料，提高工作效率。

2.制定和完善档案管理规章制度，规范中等职业学校的 档案管理工作 中等职业学校的专业特色鲜明，注重的是培养应用型人 才，在学校内部机构设置与办学过程中所形成的档案，都有 别于其他类别的学校。1993年出台的《高等学校档案工作规 范》，为高校档案工作的规范化、标准化提供了制度保障。

中等职业学校也应该制定统一的档案工作规范，为中职学校 档案工作提供具体统一的标准操作程序，从制度上保障中等 职业学校档案工作的科学化和规范化。

3.完善档案管理工作的“软硬件”，推进中等职业学校 的档案信息化建设 在“软件”上，中职学校应该加强档案管理人员的团队 建设，提高档案管理人员的专业素质。建立科学的绩效考核， 实行岗位责任制，规范档案管理人员的日常工作，调动档案 管理人员的工作积极性。对新进人才，在招聘时应重点关注具有档案管理专业知识、档案管理专业技能娴熟、综合素养 高的人才。对于现有人员，在工作中应该要求其通过定期的 培训和自主学习努力提高专业素养，与时俱进，将专业领域 的新技术运用到实际工作中去。

在“硬件”上，中职学校应该为档案室配备相应的设备、 设施，购买专业的档案管理系统，加快中职学校档案工作的 信息化建设。（档案信息化，就是在国家档案行政管理部门 的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息 技术，对档案信息资源进行分类、管理和提供利用服务，使 档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实 体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。）为适 应信息化时代的需求，中职学校档案工作必须考虑各方因素， 配备温湿度计、除湿机、档案柜、消防器材等基础设施，选 择适合本校的档案管理软件，建立电子档案管理数据库，保 证各类档案材料的妥善保存和科学管理。

[ 参 考 文 献 ] [1]唐淑云.广西中等职业学校档案工作现状、问题及对 策研究[D]广西.广西民族大学，2014. [2]尹美京、任凤仙.档案意识与档案工作的关系之我见[J].档案学通讯，2008（03）. [3]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出 版社，2001.